Was muss ich beim Empfang von E-Rechnungen beachten?

Beim Empfang von E-Rechnungen gibt es mehrere wichtige Punkte zu beachten:

Rechtskonformität: In Deutschland müssen E-Rechnungen bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, damit sie steuerlich anerkannt werden. Dazu gehören die Einhaltung der Pflichtangaben wie Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, und Brutto- sowie Nettobeträge. Für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen gelten seit 2020 spezifische Vorschriften gemäß der E-Rechnungsverordnung (ERechV), insbesondere die Verpflichtung zur Nutzung eines XML-Formats wie XRechnung.

Authentizität und Integrität: Laut § 14 UStG müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung sichergestellt sein. Das kann beispielsweise durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder den Austausch über ein sicheres EDI-Verfahren gewährleistet werden.

Speicherungspflichten: E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen. Sie müssen mindestens zehn Jahre lang in einem unveränderbaren Format archiviert werden. Dabei sollte der Zugriff auf die Rechnung sowie ihre Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.

Dateiformate: E-Rechnungen werden häufig in den Formaten PDF, PDF/A (langzeitarchivierungsfähig), XML (z.B. ZUGFeRD oder XRechnung), oder auch via EDI versendet. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie in der Lage sind, die jeweiligen Formate zu verarbeiten.

Sicherheit: Da E-Rechnungen elektronisch übertragen werden, sollte darauf geachtet werden, dass sensible Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Verschlüsselungstechniken und sichere Übertragungswege wie PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) können hier sinnvoll sein.

Technische Infrastruktur: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen korrekt zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Dabei sind Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen oder ERP-Systemen wichtig, um Rechnungen automatisiert zu erfassen.

Insgesamt vereinfacht der elektronische Rechnungsversand die Prozesse, erfordert aber klare Regelungen und technische Anpassungen, um rechtlich und organisatorisch korrekt zu arbeiten.