Validator-Mailservice – technische Grenzen & Hinweise

Stand: Mai 2026
Zielgruppe: Kunden von winball.de, die Rechnungen per E-Mail prüfen und an ihr Rechnungseingangs-Postfach weiterleiten lassen.

Der Validator-Mailservice von winball.de soll im Alltag einfach sein: Rechnung an die Alias-Adresse senden, das Ergebnis landet im Rechnungseingang. Dazu müssen Sie diesen Text nicht auswendig lernen. Er ist bewusst ausführlich – für alle, die vor dem Kauf oder in Grenzfällen genau wissen wollen, was passiert und warum es manchmal anders wirkt als „normale“ E-Mail.
Warum wir den Text so detailliert gestaltet haben? E-Mails mit Rechnungen haben viele Stolpersteine (Limits, Virenscanner, Outlook, mehrere PDFs). Lieber wollen einmal transparent sein als im Zweifel unsere Kunden raten zu lassen. Dieser Text ist kein Ersatz für AGB/Datenschutz – er beschreibt nur das typische Verhalten des Dienstes.

Dieses Dokument beschreibt technische Grenzen und typisches Verhalten des Validator-Mailservice in möglichst verständlicher Form. Es ersetzt keine individuelle Vertrags- oder Datenschutzberatung, sondern hilft bei der praktischen Nutzung (Was funktioniert? Was passiert bei Grenzfällen?).

Kurzüberblick

Thema	Kurzantwort
Zweck	Eingehende Rechnungs-Mails an Ihre Alias-Adresse werden geprüft und mit Ergebnis an Ihr Rechnungseingangs-Postfach weitergeleitet.
Prüfung	Nur PDF und XML (eRechnung / ZUGFeRD), jeweils max. 8 MB pro Datei.
Anhänge pro E-Mail	Max. 3 Anhänge mit erkanntem Dateinamen; mehr → Weiterleitung ohne Prüfung.
Ausgangs-Mail	Bis 9 Anhänge (Original + Prüfbericht + ggf. XML), gesamte Nachricht max. 25 MB.
Credits	1 Credit pro erfolgreich angestoßener Prüfung einer PDF/XML-Datei (unter 8 MB).
Freigabeliste	Optional; nur exakte Absender-Adressen, max. 50 Einträge.

Grundsatz: Rechnungs-Mails weiterleiten – auch ohne Prüfung

Ziel des Dienstes: Eine an Ihren Alias gesendete Nachricht mit Rechnungsinhalt soll in der Regel Ihr Rechnungseingangs-Postfach erreichen – mit dem Original (Text und Anhänge), ergänzt um einen kurzen Dienst-Hinweis und ggf. ein Prüfergebnis.


Mit Prüfung	Original + Validator-Ergebnis + ggf. Prüfbericht/XML als Anhang → Betreff z. B. `[geprüft: valide]` / `[geprüft: invalide]`.
Ohne (vollständige) Prüfung	Original wird trotzdem weitergeleitet; im Betreff und im Text steht warum (z. B. `[ungeprüft]`, `[Prüfung ausgefallen]`).
Parallel	Zusätzlich kann eine Infomail an Ihr Infopostfach gehen (Credits, Limits, Sperre) – das ersetzt nicht die Weiterleitung.

Ausnahmen (dann keine Zustellung ans Rechnungseingangs-Postfach – siehe Matrix unten): u. a. Freigabeliste (Absender nicht erlaubt), Sicherheitsfilter (Spam/Virus-Verdacht im Dienst), unbekannter Alias, Virenblock am Mailserver vor dem Dienst, technischer Versandfehler (z. B. fertige Weiterleitung > 25 MB oder Ausfall des Versandwegs).

Fehlerfälle und Sonderfälle (Matrix)

Die Tabelle beschreibt das typische Verhalten für Kunden (Stand Plugin Mai 2026). „Weiterleitung“ = an customer_email (Rechnungseingangs-Postfach).

Situation	Wird geprüft?	Weiterleitung ans Rechnungseingang?	Betreff-Hinweis (typisch)	Infopostfach	Credits
Normal, valide	Ja	Ja, mit Ergebnis + Reports	`[geprüft: valide]`	Nein	1 pro geprüfter PDF/XML
Normal, invalide	Ja	Ja, mit Ergebnis + Reports	`[geprüft: invalide]`	Optional Hinweis an Absender*	1 pro geprüfter PDF/XML
Gemischt (eine valide, eine invalide)	Ja	Ja	`[geprüft valide n, invalide m]`	Optional*	1 pro geprüfter PDF/XML
Keine Credits (für alle prüfbaren Anhänge)	Nein	Ja, Original	`[ungeprüft]`	Ja (Hinweis „nicht genügend Credits“)	Kein Abzug
Eingang > 25 MB	Nein	Ja, Original (Roh-Weiterleitung)	`[ungeprüft]`	Ja (Hinweis Größe)	Kein Abzug
Mehr als 3 Anhänge	Nein	Ja, Original	`[Prüfung ausgefallen]`	Ja (Anhang-Limit)	Kein Abzug
Einzelne Datei > 8 MB oder kein PDF/XML	Teilweise / nein für diese Datei	Ja (Rest ggf. geprüft)	ggf. gemischt + Textzeile „konnte nicht geprüft werden“	Nein	Nur für tatsächlich geprüfte Dateien
Nur unprüfbare Anhänge (z. B. nur JPG)	Nein	Ja, Original	`[Prüfung ausgefallen]`	Nein	Kein Abzug
Technischer Fehler (Validator, Lesefehler)	Abgebrochen für betroffene Datei	Ja, Original	`[Prüfung ausgefallen]` (ggf. + geprüft-Suffixe)	Nein	Nur wenn Lauf stattfand
DOI noch nicht abgeschlossen	Nein	Ja, wenn Zieladresse hinterlegt	`[Prüfung ausgefallen]`	Nein	Kein Abzug
Konto inaktiv	Nein	Ja, Original	`[Prüfung ausgefallen]`	Ja (Inaktivität)	Kein Abzug
Aktive Sperre (24 h / Admin)	Nein	Ja, Original	`[Prüfung ausgefallen]`	Ja (Sperrhinweis)	Kein Abzug
Viele Verstöße > 10/Tag (neue 24h-Sperre)	Nein	Ja (diese Mail noch)	`[Prüfung ausgefallen]`	Ja	Kein Abzug
Spam-/Virus-Verdacht (Dienst-Header)	Nein	Nein	—	Ja (Infopostfach, siehe unten) + ggf. Absender	Kein Abzug; harte Sperre (~7 Tage)
Freigabeliste: Absender nicht erlaubt	Nein	Nein	—	Ja	Kein Abzug
Unbekannter Alias / kein Konto	Nein	Nein	—	Nein	—
Virus am Mailserver (Amavis/ClamAV, vor IMAP)	—	Nein (Mail kommt nicht an)	—	In der Regel nein (siehe unten)	—
Fertige Weiterleitung > 25 MB	ggf. ja, Versand scheitert	Nein (Versandfehler)	—	Ja (techn. Hinweis)	Credits ggf. schon abgebucht**
Versandweg nicht konfiguriert / SMTP-Fehler	ggf. ja	Nein	—	Ja	ggf. schon abgebucht**

* Optional: Wenn für Ihr Konto „Hinweis an Rechnungssteller bei invalide“ aktiv ist (notify_sender_on_invalid), zusätzlich kurze Mail an den Absender (max. ca. 1× pro Stunde pro Absender).
** Bei Versandfehler nach erfolgreicher Prüfung: Credits können bereits abgezogen sein; die Eingangs-Mail bleibt im technischen Postfach bis zur Klärung.

Keine Credits mehr – im Detail

Der Dienst zählt, wie viele prüfbare Anhänge (PDF/XML, jeweils ≤ 8 MB) in der Mail stecken.
Reichen Ihre Credits dafür nicht, wird nicht geprüft und kein Credit verbraucht.
Die komplette Original-Mail wird an Ihr Rechnungseingangs-Postfach weitergeleitet.
Im Betreff: [ungeprüft]; im Text u. a. Hinweis, dass nicht genügend Credits vorhanden waren.
Zusätzlich: Infomail ans Infopostfach mit Aufforderung, Credits nachzukaufen oder weniger Dateien pro Mail zu senden.

Wichtig: „Keine Credits“ bedeutet nicht, dass die Rechnung verloren geht – sie kommt ungeprüft an. Nur die automatische Validator-Prüfung entfällt.

Viren, Spam und Blocklisten (zwei Fälle)

Fall	Wo?	Weiterleitung ans Rechnungseingang?	Infomail ans Infopostfach?
1 – Mailserver verwirft vor dem Dienst	Amavis/ClamAV blockiert die Mail bevor sie im technischen Postfach landet (typisch „Blocked INFECTED“ / verworfen).	Nein – die Nachricht erreicht den Validator-Mailservice gar nicht.	Nein – der Dienst „sieht“ die Mail nicht und kann keine automatische Infomail auslösen. Der Absender erhält ggf. eine Unzustellbarkeitsmeldung vom Mailserver.
2 – Dienst erkennt Sicherheits-Marker	Die Mail liegt im technischen Postfach (IMAP), der Dienst erkennt z. B. Virenerkennung oder Spam anhand der Mail-Header (Amavis/ClamAV-Marker).	Nein	Ja – ausführliche Infomail ans Infopostfach (`sender_notice_email`, Fallback: bestätigte Rechnungseingangs-Adresse): Hinweis, dass die Eingangsnachricht nicht ans Rechnungseingangs-Postfach weitergeleitet wurde, mit Absender, Betreff, Alias (soweit vorhanden) und Hinweis auf die temporäre Sperre. Zusätzlich ggf. kurze Mail an den Absender (wenn von der Rechnungseingangs-Adresse abweichend).

Praktisch für Sie: Wenn Sie eine Rechnung erwarten, aber nichts im Rechnungseingang und keine Infomail sehen, kann Fall 1 vorliegen (Blockade am Mailserver). Prüfen Sie dann beim Absender, ob eine Bounce-Mail vorliegt, oder wenden Sie sich an den Support. Infomails zu Viren/Spam lesen Sie im Infopostfach, nicht im Rechnungseingang.

Weitere Ebene	Verhalten
Blocklisten (Server)	Konfiguration nur durch den Betreiber; Treffer werden still verworfen (keine Kunden-Mail).

Wann die Weiterleitung trotzdem fehlschlagen kann

Auch mit gutem Willen „immer weiterleiten“ gibt es technische Grenzen:

Die fertig gebaute Weiterleitungs-Mail (Original + Ergänzungen + alle Anhänge) darf 25 MB nicht überschreiten – sonst kein SMTP-Versand.
Der Weiterleitungs-Speicher auf dem Server muss betriebsseitig konfiguriert sein; andernfalls kann kein Versand starten.
Ihr Rechnungseingangs-Postfach muss eine gültige, bestätigte Adresse sein.

In diesen Fällen bleibt die Nachricht im technischen Eingangspostfach, bis der Versand klappt oder der Betrieb eingreift; Sie erhalten nach Möglichkeit eine Infomail.

Voraussetzungen für den Betrieb

Konto und Double-Opt-in (DOI)

Der Dienst verarbeitet eingehende Mails erst, wenn Ihr Mailservice-Konto freigeschaltet ist:

Beide hinterlegten Adressen sind bestätigt:
- Rechnungseingangs-Postfach (customer_email) – wohin geprüfte bzw. weitergeleitete Rechnungen zugestellt werden.
- Infopostfach (sender_notice_email) – Systemhinweise (Credits, Sperren, technische Meldungen).
Bis zur vollständigen Bestätigung werden Eingänge nicht geprüft; die Originalnachricht kann dennoch mit Hinweis [Prüfung ausgefallen] an das Rechnungseingangs-Postfach weitergeleitet werden, sobald eine Zieladresse hinterlegt ist.

Credits

Ohne ausreichende Credits für alle prüfbaren PDF/XML-Anhänge einer Mail: keine vollständige Prüfung, aber die Originalnachricht wird an Ihr Rechnungseingangs-Postfach weitergeleitet (Kennzeichnung [ungeprüft]).
Mit Credits: Pro PDF- oder XML-Anhang, der tatsächlich geprüft wird, wird 1 Credit abgebucht.
Kein Credit für: andere Dateitypen (z. B. Bilder, ZIP), Dateien über 8 MB, Anhänge ohne lesbaren Inhalt, oder Fälle ohne Validator-Lauf.
Mehrere Rechnungen in einer Mail: z. B. 3 PDF-Anhänge → 3 Credits (sofern alle prüfbar und Credits vorhanden).
PDF mit eingebetteter UBL-Rechnung (ZUGFeRD-Sonderfall): KOSIT- und Mustang-Schritte gelten als ein Prüfdurchlauf → 1 Credit für diese Datei.

Credits erwerben Sie über den winball.de-Shop (WooCommerce); der Stand ist unter Mein Konto → Validator-Mailservice sichtbar.

So senden Sie Rechnungen an den Dienst

Empfänger-Adresse (Alias)

Rechnungen senden Sie an Ihre persönliche Adresse der Form ihr-alias@erechnungs-validator.de (Domain kann in der Betriebskonfiguration abweichen; im Konto wird Ihr Alias angezeigt).
Der Alias muss im Feld „An“ (To) stehen. Cc: wird bei der Zuordnung nicht berücksichtigt.
Bcc: / unsichtbare Empfänger werden nicht unterstützt.
Es wird kein Header wie Delivered-To: ausgewertet – nur sichtbare To:-Adressen.

Absender

Der Absender der E-Mail (From) muss für optionale Freigabelisten und Hinweise an den Rechnungssteller erkennbar sein.
Bei aktivierter Freigabeliste sind nur explizit eingetragene Absender-Adressen erlaubt (siehe unten).

Grenzen und Limits (Übersicht)

E-Mail und Anhänge (Mailservice)

Grenze	Wert	Was passiert bei Überschreitung?
Anhänge pro Eingangs-Mail (mit Dateiname)	3	Keine Prüfung; Original wird an Rechnungseingangs-Postfach weitergeleitet mit `[Prüfung ausgefallen]`; Hinweis an Infopostfach.
Größe einer prüfbaren Datei (PDF/XML)	8 MB	Datei wird nicht geprüft; zählt nicht als Credit-pflichtig; im Ergebnis ggf. Text „konnte nicht geprüft werden“.
Gesamtgröße Eingangs-Mail (RFC-Schätzung)	25 MB	Keine Validator-Verarbeitung; Weiterleitung ohne Prüfung (`[ungeprüft]`).
Anhänge in der Ausgangs-Weiterleitung	max. 9	Pro Rechnung: Original + Prüfbericht + ggf. extrahiertes ZUGFeRD-XML (Reihenfolge fest).
Gesamtgröße Ausgangs-Mail (komplette MIME-Nachricht)	25 MB	Kein Versand der Weiterleitung; technischer Fehlerpfad; Eingang bleibt im Postfach bis zur Klärung.
Freigabeliste – Einträge	50 Adressen	Weitere Adressen können nicht gespeichert werden.
Freigabeliste aktivieren	min. 1 Adresse	Umschalten auf „Nur Freigabeliste“ nur mit mindestens einer Adresse (Kontoseite).

Credits und Kontoverwaltung (Shop / Konto)

Grenze	Wert	Hinweis
DOI-E-Mails erneut anfordern	5 pro Stunde	Schutz vor Missbrauch.
Adressänderung (Kontoseite)	10 Aktionen pro Stunde	Schutz vor Missbrauch.
Änderungen an der Freigabeliste	60 pro Stunde	Speichern, Hinzufügen, Entfernen zusammen gezählt.

Betrieb (Hintergrund – für Verständnis)

Diese Werte betreffen vor allem den Betrieb, nicht Ihr Tagesgeschäft direkt:

Grenze	Standard	Bedeutung
E-Mails pro Worker-Lauf (IMAP)	20	Eingänge werden nicht sekundenschnell verarbeitet, sondern in Abrufzyklen.
Versand aus Warteschlange pro Lauf	20	System- und Hinweis-Mails werden asynchron versendet.
Wiederholungen bei Versandfehlern	5 Versuche	Mit Wartezeit zwischen Versuchen.

Unterstützte Dateiformate

Werden geprüft (und verbrauchen ggf. Credits)

PDF mit eingebetteter eRechnung (ZUGFeRD / Factur-X) oder als PDF-Container.
XML (XRechnung, ZUGFeRD/CII, UBL – je nach Inhalt und Erkennung durch den Validator).

Werden nicht geprüft

Andere Formate: z. B. Word, Excel, Bilder (JPG/PNG), ZIP, reine Textdateien.
PDF ohne erkennbaren Rechnungsinhalt (kein eingebettetes XML).
Anhänge ohne Dateinamen oder mit nicht erkanntem Namen (nur interne Platzhalter wie anhang-1.pdf – Verarbeitung eingeschränkt).

Bekannte MIME-Sonderfälle

Fall	Verhalten
Outlook `winmail.dat` (TNEF)	Anhänge stecken oft in dieser Datei; der Dienst wertet sie derzeit nicht aus → Prüfung schlägt fehl bzw. entfällt. Empfehlung: PDF/XML als normalen Anhang senden, nicht als Outlook-TNEF-Paket.
Sehr komplexe MIME-Strukturen	`multipart/alternative`, eingebettete Bilder usw.: Originaltext wird übernommen; Anhänge nur mit erkennbarem Dateinamen in die 3er-Grenze.
Inline-Anhänge ohne Dateiname	Werden nicht wie reguläre Rechnungsanhänge gezählt; können in Grenzfällen fehlen.

Was Sie im Rechnungseingangs-Postfach erhalten

Aufbau der Weiterleitung (bei erfolgreicher Prüfung)

Oben: Ihr Original-Mailinhalt (Text/HTML wie eingegangen) und die Original-Anhänge.
Trennlinie (<hr>).
Darunter: Kurzer Diensttext (u. a. Credit-Stand) und Validator-Ergebnis pro Rechnung:
- Überschrift mit Dateiname,
- kompakter Prüfstatus (Konformität, Bewertung, Kernfelder),
- ohne die Web-Links „Prüfbericht herunterladen / visualisierte Rechnung / XML“ und ohne Countdown „Dateien noch verfügbar“.
Zusätzliche Anhänge vom Dienst (innerhalb der 9er-/25-MB-Grenze):
- Prüfbericht (HTML oder XML, je nach Engine),
- bei ZUGFeRD ggf. extrahiertes XML.

Es wird keine separate .eml-Datei verschickt – alles in einer Nachricht.

Betreff-Zusätze (am Ende des Betreffs)

Zusatz	Bedeutung
`[geprüft: valide]`	Alle geprüften Rechnungen in dieser Mail sind valide.
`[geprüft: invalide]`	Alle geprüften Rechnungen haben Beanstandungen.
`[geprüft valide n, invalide m]`	Gemischtes Ergebnis (z. B. 1 valide, 1 invalide).
`[ungeprüft]`	Nicht genügend Credits für alle prüfbaren Dateien, oder Eingang > 25 MB ohne Prüfung.
`[Prüfung ausgefallen]`	Technischer Abbruch, Konto inaktiv, mehr als 3 Anhänge, keine prüfbare PDF/XML, o. Ä.

Kombinationen sind möglich, z. B. teilweise geprüft plus ungeprüfte Rest-Anhänge:
… [geprüft valide 1, invalide 1] [ungeprüft].

Wenn eine einzelne Datei nicht geprüft werden konnte

Im Mail-Text erscheint u. a.:
„Rechnung Dateiname.pdf konnte nicht geprüft werden.“

Zwei E-Mail-Adressen – wofür?

Adresse	Rolle
Rechnungseingangs-Postfach	Hier landen Weiterleitungen mit Original und Prüfergebnis (Hauptnutzung für Ihre Buchhaltung).
Infopostfach	System- und Service-Mails (Credits aufgebraucht, zu viele Anhänge, Sperre, Freigabeliste, technische Hinweise). Kein Ersatz für das Rechnungseingangs-Postfach.

Die Adressen können Sie im Konto ansehen; eine Selbständerung über das Kundenformular ist nicht vorgesehen (Onboarding/Adressänderung über definierte Shop-Produkte).

Absender-Freigabeliste (optional)

Unter Mein Konto → Validator-Mailservice:

Modus	Verhalten
Alle Absender zulassen	Standard – jede Absender-Adresse kann eingehen (sofern Konto aktiv und sonstige Regeln greifen nicht).
Nur Absender von meiner Freigabeliste	Nur exakt eingetragene E-Mail-Adressen (z. B. `rechnung@lieferant.de`).

Wichtig:

Keine Wildcards (z. B. *@firma.de) – nur volle Adressen.
Leere Liste + aktiver Whitelist-Modus: Es werden keine Absender angenommen.
Abgelehnte Absender: Die Rechnung wird nicht an Ihr Rechnungseingangs-Postfach weitergeleitet und verbraucht keine Credits. Der Absender erhält – sofern technisch und richtlinienkonform (DMARC) – eine kurze Ablehnungsmail; Sie erhalten einen Hinweis im Infopostfach.
Eine SMTP-Ablehnung bereits beim Senden (550 vor Annahme) ist geplant, aber auf Mailserver-Ebene – nicht überall schon aktiv. Bis dahin kann der Mailserver die Nachricht annehmen; der Dienst verwirft sie danach.

Optionale Hinweise an den Rechnungssteller

Wenn in Ihrem Konto notify_sender_on_invalid aktiv ist (Admin-Einstellung) und eine Prüfung invalide ausfällt, kann eine zusätzliche kurze Mail an den Absender der Originalmail gehen (Cooldown ca. 1 Stunde pro Absender, um Mehrfachmails zu vermeiden).
Das ersetzt nicht die Weiterleitung an Ihr Rechnungseingangs-Postfach.

Sicherheit, Sperren und Missbrauchsschutz

Ausführliche Matrix: Abschnitt „Fehlerfälle und Sonderfälle“ oben. Kurzfassung:

Situation	Weiterleitung?	Folge für Sie
Spam-/Virus-Verdacht (im Dienst, Fall 2)	Nein	Harte Sperre (~7 Tage); Infomail ans Infopostfach (fehlende Rechnung), ggf. Absender + Betrieb
Virus/Spam am Mailserver (Fall 1, vor IMAP)	Nein (Mail kommt nicht an)	Keine automatische Infomail; Absender sieht ggf. Bounce vom Mailserver
Viele Grenzverletzungen/Tag	Ab Warnstufe: weiterhin oft Ja mit `[Prüfung ausgefallen]`; ab >10/Tag neue 24h-Sperre	Infopostfach
Aktive Sperre (24 h / Admin / Stufe 3)	Bei aktiver Sperre: Eingang ohne Prüfung, oft mit Weiterleitung `[Prüfung ausgefallen]`; Ausnahme Stufe-3-Sicherheitsfall: siehe Matrix	Infopostfach

Blocklisten auf Server-Ebene (nicht im Kundenkonto pflegbar) können Absender stillschweigend abweisen.

Verarbeitungszeit und Zuverlässigkeit

Eingänge laufen über ein technisches Postfach und einen Hintergrund-Worker (IMAP-Abruf) – keine Echtzeit wie bei direktem SMTP-Inbox-Filter.
Typische Verzögerung: Minuten, abhängig von Cron/Worker-Takt und Auslastung.
Die Eingangs-Mail wird im technischen Postfach erst gelöscht, wenn die Weiterleitung an Ihr Rechnungseingangs-Postfach erfolgreich war (Retry bei temporären Fehlern).

Web-Validator (Upload auf der Website)

Wenn Sie Rechnungen über die Website hochladen (nicht per Mail), gelten dieselben Prüf-Engine-Grenzen:

Grenze	Wert
Dateigröße	8 MB pro Datei
Formate	PDF, XML
Rate-Limit	Schutz vor zu vielen Uploads pro Minute (Missbrauchsschutz)

Details zu API-Nutzung: separates Dokument im Plugin (docs/api/).

Datenschutz (Kurzhinweis)

Eingehende Mails liegen kurz im technischen Postfach und in einer internen Staging-Zone (Server, nicht öffentlich per URL erreichbar) bis zum Versand.
Es ist kein dauerhaftes E-Mail-Archiv als Produktziel vorgesehen; Aufbewahrung richtet sich nach Betrieb, Logs und Vertrag.
In Weiterleitungen können personenbezogene Daten Dritter (Absender, Rechnungsinhalte) enthalten sein – nur an Ihr bestätigtes Rechnungseingangs-Postfach.

Ausführliche Texte gehören in Datenschutzerklärung und AGB (rechtlich prüfen).

Checkliste für reibungslose Nutzung

Alias korrekt in An (To) verwenden.
Pro Mail max. 3 Rechnungsanhänge, jeweils ≤ 8 MB, nur PDF/XML.
Ausreichend Credits für alle prüfbaren Dateien in der Mail.
Kein Outlook-winmail.dat – normale PDF/XML-Anhänge.
Bei Freigabeliste: Absender vorher eintragen.
Infopostfach im Blick behalten (nicht mit Rechnungseingang verwechseln) – insbesondere bei Viren/Spam (Fall 2).
Bei Betreff [ungeprüft] / [Prüfung ausgefallen]: Mail trotzdem öffnen – Original ist in der Regel enthalten, nur die automatische Prüfung fehlte oder war unvollständig.
[ungeprüft] bei leerem Credit-Konto: Rechnung nachkaufen/ Credits laden für künftige automatische Prüfungen – die eingegangene Mail wurde bereits weitergeleitet.

FAQ – häufige Fragen

Kommt meine Rechnung trotzdem an, wenn ich keine Credits mehr habe?

Ja. Die Original-E-Mail (Text und Anhänge) wird an Ihr Rechnungseingangs-Postfach weitergeleitet. Im Betreff steht dann [ungeprüft], im Text ein Hinweis, dass nicht genügend Credits für die automatische Prüfung vorhanden waren. Zusätzlich erhalten Sie in der Regel eine Infomail ans Infopostfach. Es werden keine Credits abgezogen. Für künftige Mails Credits nachkaufen, wenn Sie wieder automatisch prüfen lassen möchten.

Was bedeuten `[ungeprüft]` und `[Prüfung ausgefallen]` im Betreff?

Zusatz	Kurz erklärt
`[ungeprüft]`	Die Mail wurde weitergeleitet, aber nicht (vollständig) geprüft – typisch: keine Credits, oder Eingang größer als 25 MB.
`[Prüfung ausgefallen]`	Die Mail wurde weitergeleitet, die Prüfung war nicht möglich oder technisch unvollständig – z. B. mehr als 3 Anhänge, kein PDF/XML, Konto inaktiv, Sperre, DOI noch offen.

In beiden Fällen ist das Original in der Regel in der weitergeleiteten Nachricht enthalten. [geprüft: valide] / [geprüft: invalide] bedeuten dagegen: mindestens eine Rechnung wurde geprüft (Ergebnis im Mail-Text und ggf. Prüfbericht als Anhang).

Wird eine invalide Rechnung an mein Rechnungseingangs-Postfach geschickt?

Ja. Auch bei Beanstandungen durch den Validator erhalten Sie die Originalmail plus Prüfergebnis (Betreff z. B. [geprüft: invalide]). Optional kann – wenn für Ihr Konto freigeschaltet – der Absender eine kurze Hinweis-Mail erhalten; das ersetzt nicht Ihre Weiterleitung.

Wie viele Rechnungen darf ich pro E-Mail mitschicken?

Maximal 3 Anhänge mit erkanntem Dateinamen pro Eingangs-Mail.
Jede prüfbare Datei (PDF/XML) max. 8 MB.
Mehr als 3 Anhänge: keine Prüfung, aber Weiterleitung des Originals mit [Prüfung ausgefallen].
Mehrere PDF/XML in einer Mail: 1 Credit pro tatsächlich geprüfter Datei (wenn Credits vorhanden).

Was passiert bei Viren oder Spam?

Wo?	Folge
Am Mailserver (Fall 1: Verworfen bevor IMAP)	Die Mail kommt beim Validator-Mailservice nicht an – weder Prüfung noch Weiterleitung, keine automatische Infomail ans Infopostfach.
Im Dienst (Fall 2: Mail im Postfach, Sicherheits-Marker)	Keine Weiterleitung ans Rechnungseingangs-Postfach; Infomail ans Infopostfach mit Hinweis, dass eine erwartete Rechnung fehlen kann (Absender/Betreff/Alias); harte Sperre (typisch ca. 7 Tage).

Wichtig: Infomails zu Viren/Spam gehen an das Infopostfach (System-Infomails), nicht an das Rechnungseingangs-Postfach.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnungseingangs-Postfach und Infopostfach?

Rechnungseingangs-Postfach: Hier landen Weiterleitungen mit Original und ggf. Prüfergebnis – das ist Ihr fachliches Postfach für eingehende Rechnungen.
Infopostfach: Nur System-Mails (Credits leer, Limits, Sperren, Freigabeliste, technische Hinweise). Nicht dort nach Rechnungen suchen.

Beide Adressen müssen per Double-Opt-in bestätigt sein, damit der Dienst normal arbeitet.

Wie funktioniert die Freigabeliste?

Sie können unter Mein Konto → Validator-Mailservice wählen: alle Absender oder nur eingetragene E-Mail-Adressen (max. 50, nur volle Adressen, keine *@firma.de).
Nicht freigegebene Absender: Mail wird nicht an Ihr Rechnungseingangs-Postfach weitergeleitet, keine Credits. Absender und Infopostfach werden informiert (soweit technisch möglich).

Mein Lieferant nutzt Outlook und ich sehe nur `winmail.dat` – warum wird nicht geprüft?

Outlook packt Anhänge manchmal in TNEF (winmail.dat). Der Dienst kann diese Pakete derzeit nicht auspacken. Lösung: Lieferant soll PDF oder XML als normalen E-Mail-Anhang senden (nicht als Outlook-Sonderformat).

Wie schnell wird eine Mail verarbeitet?

Die Verarbeitung läuft im Hintergrund (technisches Postfach + Worker), nicht in Echtzeit. Rechnen Sie mit einigen Minuten, je nach Auslastung und Abruf-Takt. Die Eingangs-Mail wird im technischen Postfach erst entfernt, wenn die Weiterleitung erfolgreich war.

An wen muss die Rechnung adressiert sein?

An Ihren Alias ihr-alias@erechnungs-validator.de im Feld „An“ (To). Cc:, Bcc: und versteckte Header wie Delivered-To: werden für die Zuordnung nicht verwendet.

Wann kommt die Rechnung nicht bei mir an?

Typische Fälle ohne Zustellung ans Rechnungseingangs-Postfach:

Absender nicht auf der Freigabeliste (wenn Whitelist aktiv)
Spam-/Virus-Verdacht im Dienst (Fall 2, harte Sperre – Infomail ans Infopostfach)
Virenblock bereits am Mailserver (Fall 1 – ohne automatische Kunden-Infomail)
Unbekannter Alias / kein Mailservice-Konto
Technischer Versandfehler (z. B. fertige Weiterleitung größer als 25 MB, SMTP-Ausfall)

Details: Matrix im Abschnitt „Fehlerfälle und Sonderfälle“ weiter oben in diesem Dokument.