Der E-Rechnungs-Validator ist ein Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, E-Rechnungen zu prüfen und zu validieren, um mögliche Fehler oder Abweichungen von den vorgegebenen Standards zu erkennen.
Neben der Validierung bietet der E-Rechnungs-Validator auch die Möglichkeit, die Inhalte der E-Rechnungen zu visualisieren und in einem leicht lesbaren Format darzustellen. So können Rechnungsdetails klar und übersichtlich geprüft werden. Für eine tiefere Datenanalyse und Weiterverarbeitung lassen sich die eingebetteten XML-Dateien aus ZUGFeRD-Rechnungen auch extrahieren, was die Integration in vorhandene Systeme vereinfacht und die Prozessautomatisierung unterstützt.
Vorteile der XML-Extraktion aus ZUGFeRD-Rechnungen und mögliche Risiken durch Inkonsistenzen
Die elektronische Rechnungsverarbeitung mit ZUGFeRD-Rechnungen erleichtert den digitalen Austausch und die Automatisierung von Finanzprozessen. ZUGFeRD-Rechnungen kombinieren in einem PDF sowohl ein lesbares Rechnungsdokument als auch die XML-Daten, die für automatisierte Systeme maschinenlesbar sind. Doch die eigentliche Stärke von ZUGFeRD, nämlich das integrierte XML-Format, birgt auch Gefahren, wenn die XML-Daten nicht mit dem im PDF angezeigten Inhalt übereinstimmen.
Eine XML-Extraktion ist daher entscheidend, um die Daten einer ZUGFeRD-Rechnung vollständig und genau zu erfassen. Durch die Extraktion können die XML-Daten separat geprüft und mit dem PDF-Dokument verglichen werden. Dies stellt sicher, dass die maschinenlesbaren Daten dieselben Informationen enthalten wie die PDF-Anzeige, was besonders wichtig für die Integrität und Rechtssicherheit der Rechnung ist. Inkonsistenzen zwischen PDF und XML können zu Missverständnissen, fehlerhaften Buchungen oder sogar rechtlichen Problemen führen, wenn beispielsweise die steuerlich relevanten Angaben im XML von denen im PDF abweichen.
Bei der Überprüfung auf Inkonsistenzen unterstützt der E-Rechnungs-Validator zusätzlich durch die Visualisierung der eingebetteten XML-Datei von ZUGFeRD-Rechnungen. Auf diese Weise kann der Inhalt der XML-Datei ganz einfach auf Übereinstimmung mit den Inhalten des PDF überprüft werden.
Durch die zuverlässige Extraktion und Prüfung der XML-Daten lassen sich Risiken von Inkonsistenzen minimieren. Unternehmen können die extrahierten XML-Daten in ihre ERP- und Finanzsysteme importieren und automatisch verarbeiten, was den manuellen Aufwand reduziert und die Effizienz steigert. Zudem bietet die Extraktion eine Möglichkeit, Rechnungsdaten zu archivieren, zu analysieren und weiter zu verarbeiten, ohne auf die PDF-Anzeige angewiesen zu sein. So können Abweichungen sofort erkannt und korrigiert werden, bevor sie zu kostspieligen Fehlern führen.
Die Extraktion der XML-Daten aus ZUGFeRD-Rechnungen ist daher ein wichtiger Schritt, um Datenintegrität und Prozesssicherheit zu gewährleisten und die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung voranzutreiben.
