E-Rechnungen

Auf der Suche nach unserer E-Rechnungs-Archiv-Lösung? 👉 winball.de USB-WORM-Stick Dieser Artikel richtet sich bewusst an Selbstständige und kleine Unternehmen ohne Archivsoftware. Wer ein DMS, ein Archivsystem oder ERP nutzt, braucht andere Regeln. Er geht von der Verwendung von Windows 11 aus. Viele Selbstständige und kleine Unternehmen stehen aktuell vor einer neuen Realität: E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert und aufbewahrt werden – oft ohne Archivsoftware, z.B. schlicht auf einem WORM-Stick. Mit der zunehmenden Verbreitung von E-Rechnungen rückt die Frage der revisionssicheren Archivierung stärker in den Fokus.E-Rechnungen unterliegen denselben GoBD-Anforderungen wie andere digitale Rechnungen und müssen ab ihrem Eingang oder ihrer Erstellung unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Technisch ist das auch ohne Archivsoftware möglich, etwa auf einem WORM-Datenträger. Eine reine Dateispeicherung reicht dafür nicht aus. Revisionssichere Archivierung setzt voraus, dass E-Rechnungen unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden – Anforderungen, die normale Ordnerstrukturen in der Regel nicht erfüllen. In der Regel reicht es aus, die E-Rechnung selbst zu archivieren. Die E-Mail, über die sie empfangen wurde, ist nur dann archivierungspflichtig, wenn sie eigenständige rechnungsrelevante Informationen enthält. Eine pauschale Pflicht zur E-Mail-Archivierung besteht nicht. Doch in der Praxis zeigt sich schnell: Das XML hilft bei der Suche weniger als gedacht – und der Dateiname wird wichtiger denn […]

Der Beitrag beschreibt allgemeine Anforderungen an die Archivierung von E-Rechnungen und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Warum die Archivierung von E-Rechnungen wichtig ist Mit der Einführung der E-Rechnung gelten für Unternehmen nicht nur neue Anforderungen an die Erstellung und Übermittlung, sondern auch an die Archivierung.Elektronische Rechnungen müssen ordnungsgemäß, vollständig, unveränderbar und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Eine fehlerhafte oder unzulässige Archivierung kann bei einer Betriebsprüfung zu Steuernachzahlungen, Bußgeldern oder dem Verlust des Vorsteuerabzugs führen. In der Regel reicht es aus, die E-Rechnung selbst zu archivieren. Die E-Mail, über die sie empfangen wurde, ist nur dann archivierungspflichtig, wenn sie eigenständige rechnungsrelevante Informationen enthält (wie z.B. ein Skonto-Hinweis, eine Zahlungsfrist abweichend von der Rechnung oder eine Projektreferenz, die nicht in der Rechnung steht). Eine pauschale Pflicht zur E-Mail-Archivierung besteht nicht. Eine umfassende Übersicht zu den Anforderungen und praktischen Lösungen finden Sie im Beitrag 👉 E-Rechnungen archivieren. Was bedeutet „E-Rechnung archivieren“ konkret? Eine E-Rechnung zu archivieren bedeutet nicht, sie einfach irgendwo digital abzuspeichern. Digital speichern (z. B. auf dem PC, Server, NAS oder in der Cloud) ist keine revisionssichere Archivierung im Sinne der GoBD. Revisionssichere Archivierung heißt: Für E-Rechnungen betrifft das insbesondere XRechnung und ZUGFeRD. Gesetzliche Grundlagen zur Archivierung von E-Rechnungen Die