E-Rechnungen

Eine elektronische Signatur ist für E-Rechnungen in Deutschland nicht zwingend notwendig, um rechtsgültig zu sein. Laut § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) können E-Rechnungen auch ohne elektronische Signatur steuerlich anerkannt werden, solange die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sichergestellt sind. Diese Anforderungen können auf verschiedene Weise erfüllt werden, beispielsweise durch den Austausch von E-Rechnungen über sichere Kanäle (z.B. EDI oder PEPPOL). Für den B2B- und B2C-Bereich gibt es also keine Pflicht zur Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur. In bestimmten Anwendungsbereichen, etwa bei Rechnungen an öffentliche Stellen, müssen allerdings spezielle Formate wie XRechnung verwendet werden, aber auch hier ist eine Signatur nicht vorgeschrieben. Es ist wichtig, dass Unternehmen interne Kontrollverfahren implementieren, um die Authentizität und Integrität der E-Rechnungen zu gewährleisten, z.B. durch Verifizierung von Absendern oder durch gesicherte IT-Infrastrukturen​Energie

Beim Empfang von E-Rechnungen gibt es mehrere wichtige Punkte zu beachten: Rechtskonformität: In Deutschland müssen E-Rechnungen bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, damit sie steuerlich anerkannt werden. Dazu gehören die Einhaltung der Pflichtangaben wie Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, und Brutto- sowie Nettobeträge. Für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen gelten seit 2020 spezifische Vorschriften gemäß der E-Rechnungsverordnung (ERechV), insbesondere die Verpflichtung zur Nutzung eines XML-Formats wie XRechnung. Authentizität und Integrität: Laut § 14 UStG müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung sichergestellt sein. Das kann beispielsweise durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder den Austausch über ein sicheres EDI-Verfahren gewährleistet werden. Speicherungspflichten: E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen. Sie müssen mindestens zehn Jahre lang in einem unveränderbaren Format archiviert werden. Dabei sollte der Zugriff auf die Rechnung sowie ihre Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Dateiformate: E-Rechnungen werden häufig in den Formaten PDF, PDF/A (langzeitarchivierungsfähig), XML (z.B. ZUGFeRD oder XRechnung), oder auch via EDI versendet. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie in der Lage sind, die jeweiligen Formate zu verarbeiten. Sicherheit: Da E-Rechnungen elektronisch übertragen werden, sollte darauf geachtet werden, dass sensible Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Verschlüsselungstechniken und sichere Übertragungswege wie PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) können hier

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