Übersicht der Beiträge über E-Rechnungen

Geöffnete E-Rechnung als dicke Papierkiste mit der Aufschrift „winball.de“, aus der technische XML-Fehlermeldungen und Error-Codes herausquellen; auf einem Schreibtisch liegen verstreut Werkzeuge wie Schraubenzieher und Zange – Symbolbild für das Analysieren und Verstehen von Validator-Fehlermeldungen bei E-Rechnungen.

👉 E-Rechnungen prüfen – Fehlermeldungen vom Validator endlich verstehen

E-Rechnungen prüfen – Fehlermeldungen vom Validator endlich verstehen Wer E-Rechnungen mit dem eRechnungs-Validator prüft kennt das Problem: Der Validator meldet Fehler – oft korrekt, aber schwer verständlich. Zeilennummern, kryptische Regel-IDs, technische XML-Hinweise. Was genau falsch ist, bleibt häufig unverstanden. Besonders frustrierend wird es, wenn man das XML öffnet: Man sieht hunderte Zeilen, aber nicht, welche davon den Fehler verursacht.Der Validator weiß es – der Mensch nicht. Die Folge: Trial-and-Error, blindes Umstellen von Feldern oder pauschales „nochmal exportieren“. Beim Validator sehen wir sehr häufig, dass Rechnungen mehrfach hochgeladen werden – immer wieder mit demselben Fehler. Neue Funktionen beim eRechnungs-Validator Bei ungültigen E-Rechnungen erscheint im Prüfergebnis jetzt eine zusätzliche Fehlerliste. Über das Fehlerlisten-Symbol können alle gefundenen Fehler direkt geöffnet werden. Erst hier setzt die eigentliche Erweiterung des eRechnungs-Validators an: Fehlermeldungen sind nun direkt mit der betroffenen XML-Stelle verknüpft. Jeder Fehler kann im Dokument lokalisiert, angezeigt und überprüft werden – ohne Rätselraten. Das bedeutet: Der Validator sagt nicht mehr einfach nur „falsch“, sondern zeigt wo und warum. Gerade bei häufigen Fehlern – etwa: falscher Elementreihenfolge, fehlenden Pflicht-Elementen oder ungültiger XML-Struktur wird sofort sichtbar, welches Element an der falschen Stelle steht und was dort laut Schema erwartet wird. Kurzanleitung: So nutzen Sie die neue […]

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Illustration eines klassischen Detektivs und eines futuristischen Ermittlers, die gemeinsam eine PDF-Rechnung untersuchen und dabei verborgene XML-Daten sichtbar machen – Symbol für die versteckten strukturierten Inhalte einer ZUGFeRD-Rechnung.

Was bedeutet es 2026 wirklich, eine ZUGFeRD-Rechnung zu erhalten?

Der Text beantwortet nicht nur Fragen – er legt systematische Missverständnisse offen, die 2026 real existieren, aber kaum jemand sauber benennt. ZUGFeRD-Rechnungen werden 2026 zunehmend alltäglich. Für viele Empfänger ändert sich auf den ersten Blick nichts: Die Rechnung kommt als PDF, sie lässt sich lesen, prüfen, bezahlen und ablegen wie bisher. Genau darin liegt das Missverständnis. Denn einer ZUGFeRD-Rechnung sieht man ihre besondere Eigenschaft nicht an. Sie unterscheidet sich optisch nicht von einem einfachen PDF, enthält aber zusätzlich eine strukturierte XML-Datei, die den Rechnungsinhalt maschinenlesbar beschreibt und rechtlich maßgeblich ist. Ob eine Rechnung ZUGFeRD ist oder nicht, erkennt man daher nicht durch Anschauen, sondern nur durch technische Prüfung. Damit liegt die Verantwortung beim Empfänger. Er muss selbst herausfinden, ob er es mit einem einfachen PDF oder mit einer strukturierten elektronischen Rechnung zu tun hat – mit entsprechend anderen Anforderungen an Prüfung und Archivierung. Muss ich eine ZUGFeRD-Rechnung revisionssicher archivieren – auch wenn ich gar nicht weiß, dass sie eine ist? Die kurze Antwort lautet: Ja. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist rechtlich eine elektronische Rechnung. Maßgeblich ist nicht nur das sichtbare PDF, sondern der vollständige elektronische Rechnungsinhalt, einschließlich der eingebetteten XML-Datei. Die Pflicht zur revisionssicheren Aufbewahrung entsteht durch den Charakter der Rechnung –

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Der Screenshot zeigt ein E-Rechnungs-Browser-Formular des eRechnungs-Genarators mit zalhreichen Eingabefeldern unter anderem für den rechnungssteller und Rechnungsempfaenger

Ankündigung: Neu-Entwicklung des eRechnungs-Generator ohne Abo

Der eRechnungs-Generator wird derzeit grundlegend neu aufgebaut. Das frühere, Word-basierte Projekt wurde bewusst beendet: Die technische Abhängigkeit von Microsoft Word hätte dauerhaft Windows-Server erfordert – aufwändig, teuer und unnötig komplex. Die Entwicklung und Pflege eines Word-Add-ons bringt zahlreiche instabile Abhängigkeiten mit sich und ist für serverseitige Anwendungen wenig geeignet. Zudem wäre die Lösung plattformgebunden gewesen (Windows-only) und nicht konsistent unter macOS nutzbar. Die Neu-Entwicklung beseitigt diese Einschränkungen vollständig. Die technische Basis ist bereits umgesetzt:Formular → PDF-Erzeugung → ZUGFeRD/Factur-X-Einbettung funktionieren als durchgängige, valide Pipeline. Aktuell arbeiten wir am Formular-Feinschliff sowie an der Fertigstellung der Pro-Version. Nutzungsmodell Mit diesem Modell reaktivieren wir einen weiteren Dienst, um kleinen Unternehmen und Selbstständigen eine praktikable, nachvollziehbare Lösung für Erechnungen anzubieten – ohne Vertragsbindung und ohne Systemzwang. Datenschutz & Datenhaltung Der Neubau verfolgt ein klares Ziel:saubere Daten, valide E-Rechnungen und eine stabile technische Kette – ohne Altlasten, Workarounds oder spätere Brüche. Bis zur Fertigstellung kann es an einzelnen Stellen noch zu Änderungen kommen. Bestehende Funktionen werden schrittweise ersetzt, nicht parallel weitergeführt. Weitere Informationen folgen, sobald der nächste Entwicklungsschritt abgeschlossen ist.

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Steinplatte mit ägyptischen Hieroglyphen und modernen Begriffen wie „ZUGFeRD“ und „XRechnung“ als Symbol für revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen. Ein moderner Rosetta-Stone

E-Rechnungen archivieren – ein technischer Kompromiss

Dieser Artikel erklärt, warum Unternehmen zu erheblichem technischem Aufwand bei der Archivierung von E-Rechnungen gemäß GoBD gezwungen werden – obwohl der Nutzen für viele Anwender kaum nachvollziehbar ist. Vereinfacht gesagt dient dieser Aufwand nicht der Ordnung, sondern der Absicherung gegenüber späteren Prüfungen. Revisionssichere Archivierung wird häufig als logische Weiterentwicklung der papierbasierten Ablage verstanden. Bei genauer Betrachtung ist sie das nicht. Sie ist vielmehr ein technischer Ersatz für ein System, das in der digitalen Welt nicht mehr funktioniert. Papier war nie sicher. Digitale Archivierung ist es auch nicht. Der Unterschied liegt nicht im Inhalt, sondern darin, wie einfach dieser nachträglich verändert werden kann. Warum eine einfache Dateiablage nicht ausreicht, erklären wir hier. → Worum es bei der Archivierung von E-Rechnungen tatsächlich geht Beim Archivieren von E-Rechnungen geht es weder primär um Ordnung noch um Bequemlichkeit – auch wenn digitale Archive Rechnungen schneller auffindbar machen. Auch die technische Ausgestaltung ist nicht der Kern des Problems. Im Zentrum steht eine deutlich nüchternere Frage: Kann ein Zustand aus der Vergangenheit heute noch verlässlich beschrieben werden? Archivierung ist deshalb kein Speicherproblem, sondern ein Beweisproblem. Sie soll nicht zeigen, dass etwas richtig war, sondern dass es stabil geblieben ist. Papier war nicht sicher, aber begrenzt. Papierrechnungen

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Gestresster Mitarbeiter in einem futuristischen Sci-Fi-Archiv versucht mit einer Brechstange eine digitale E-Rechnung zu öffnen, während um ihn herum chaotisch schwebende Rechnungen mit den Beschriftungen „XRechnung“ und „ZUGFeRD“ sowie nutzlose Werkzeuge und ein WORM-USB-Stick liegen – Sinnbild für die schwierige Archivierung von E-Rechnungen ohne Software.

E-Rechnungen archivieren ohne Software – Der Dateiname entscheidet

Dieser Artikel richtet sich bewusst an Selbstständige und kleine Unternehmen ohne Archivsoftware. Wer ein DMS, ein Archivsystem oder ERP nutzt, braucht andere Regeln. Er geht von der Verwendung von Windows 11 aus. Viele Selbstständige und kleine Unternehmen stehen aktuell vor einer neuen Realität: E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert und aufbewahrt werden – oft ohne Archivsoftware, z.B. schlicht auf einem WORM-Stick. Mit der zunehmenden Verbreitung von E-Rechnungen rückt die Frage der revisionssicheren Archivierung stärker in den Fokus.E-Rechnungen unterliegen denselben GoBD-Anforderungen wie andere digitale Rechnungen und müssen ab ihrem Eingang oder ihrer Erstellung unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Technisch ist das auch ohne Archivsoftware möglich, etwa auf einem WORM-Datenträger. Eine reine Dateispeicherung reicht dafür nicht aus. Revisionssichere Archivierung setzt voraus, dass E-Rechnungen unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden – Anforderungen, die normale Ordnerstrukturen in der Regel nicht erfüllen. In der Regel reicht es aus, die E-Rechnung selbst zu archivieren. Die E-Mail, über die sie empfangen wurde, ist nur dann archivierungspflichtig, wenn sie eigenständige rechnungsrelevante Informationen enthält. Eine pauschale Pflicht zur E-Mail-Archivierung besteht nicht. Doch in der Praxis zeigt sich schnell: Das XML hilft bei der Suche weniger als gedacht – und der Dateiname wird wichtiger denn je. Was naheliegend klingt, entpuppt sich in der Praxis

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