Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird ab dem 1. Januar 2026 im deutschen Geschäftsverkehr endgültig zum Standard. Während 2025 noch als Übergangsphase gilt, treten ab 2026 deutlich strengere Vorgaben in Kraft – insbesondere für Unternehmen im B2B-Bereich.
Dieser Artikel erklärt verständlich und praxisnah, was sich ab 2026 ändert, welche Formate zulässig sind, wer betroffen ist und warum die Validierung von E-Rechnungen künftig eine zentrale Rolle spielt.
Rechtlicher Hintergrund der E-Rechnungspflicht
Die Einführung der E-Rechnung basiert auf mehreren rechtlichen Grundlagen:
- der EU-Richtlinie 2014/55/EU
- der europäischen Norm EN 16931
- dem deutschen Wachstumschancengesetz
Ziel ist es, Rechnungen künftig strukturiert, maschinenlesbar und automatisiert verarbeitbar zu machen. Dadurch sollen Steuerbetrug reduziert, Prozesse beschleunigt und Unternehmen langfristig entlastet werden.
Rückblick: Was gilt bereits ab 2025?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland:
- Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- der Versand strukturierter E-Rechnungen ist bereits möglich
- klassische PDF-Rechnungen sind noch geduldet, aber nur übergangsweise
Diese Übergangsregelung endet jedoch spätestens zum 31.12.2025.
Was ändert sich konkret ab dem 1.1.2026?
Ab dem 1. Januar 2026 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend:
- Rechnungen müssen strukturiert elektronisch ausgestellt werden
- einfache PDF-Rechnungen gelten nicht mehr als zulässige Rechnungen
- sogenannte „sonstige Rechnungen“ entfallen
- Empfänger können nicht mehr auf PDFs bestehen
Kurz gesagt:
👉 Ohne strukturiertes Rechnungsformat keine gültige Rechnung mehr.
Welche Rechnungsformate sind ab 2026 erlaubt?
Zulässig sind ausschließlich E-Rechnungen, die der EN 16931 entsprechen. Dazu zählen insbesondere:
XRechnung
- rein XML-basiert
- kein visuelles PDF
- Standard im öffentlichen Bereich (B2G)
ZUGFeRD / Factur-X
- Hybridformat aus:
- PDF zur Anzeige
- eingebettetem XML für die Verarbeitung
- besonders verbreitet im B2B-Umfeld
Wichtig:
Ein PDF ohne eingebettetes XML ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail verschickt wird.
Was gilt ab 2026 nicht mehr als Rechnung?
Nicht mehr zulässig sind unter anderem:
- klassische PDF-Rechnungen
- gescannte Papierrechnungen
- Word- oder Excel-Dateien
- HTML- oder Bilddateien (JPG, PNG)
- PDFs ohne strukturierte XML-Daten
Der Übertragungsweg (E-Mail, Portal, Peppol) ist dabei nicht entscheidend – ausschlaggebend ist allein das Format.
Inhaltliche Anforderungen an E-Rechnungen
E-Rechnungen müssen vollständig und korrekt strukturiert sein. Dazu gehören:
- alle Pflichtfelder nach EN 16931
- normierte Datums- und Zahlenformate
- saubere Steuerlogik (USt, Reverse Charge, Steuerbefreiung)
- korrekte Einheiten, Beträge und Rundungen
- klare Trennung zwischen:
- Anzeige-Werten (PDF)
- technischen Werten (XML)
Fehler im XML führen häufig dazu, dass Rechnungen automatisch abgelehnt werden.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Ab 2026 betrifft die Pflicht nahezu alle Unternehmen im B2B-Bereich:
- Unternehmen jeder Größe
- Selbstständige & Freiberufler
- Vereine mit unternehmerischer Tätigkeit
- Steuerberater & Buchhaltungsdienstleister
- Software- und ERP-Anbieter
Für Kleinunternehmer gelten Sonderregelungen, die jedoch nicht von allen Pflichten entbinden.
Technische und organisatorische Auswirkungen
Unternehmen müssen ihre Prozesse anpassen:
- Rechnungssoftware & ERP-Systeme
- automatisierte Verarbeitung
- revisionssichere Archivierung
- GoBD-Konformität
- Schulung von Mitarbeitenden
Manuelle Lösungen oder „Excel-Rechnungen“ sind ab 2026 faktisch nicht mehr tragfähig.
Typische Fehler und Risiken ab 2026
In der Praxis treten häufig folgende Probleme auf:
- formal gültiges Format, aber fachlich falsche Inhalte
- unvollständige Pflichtfelder
- fehlerhafte Steuerkennzeichen
- falsche Rundungen oder Einheiten
- ungültige XML-Strukturen
Die Folgen reichen von Zahlungsverzögerungen bis hin zu steuerlichen Risiken.
Warum die Validierung von E-Rechnungen unverzichtbar wird
Mit der verpflichtenden E-Rechnung steigt die Bedeutung von E-Rechnungs-Validatoren erheblich:
- Prüfung der XML-Struktur
- Validierung nach EN 16931
- Erkennung fachlicher Fehler
- Absicherung vor Versand
- Kontrolle eingehender Rechnungen
Eine automatisierte Validierung reduziert Fehler, spart Zeit und erhöht die Rechtssicherheit.
Vorteile der E-Rechnung – über die Pflicht hinaus
Richtig umgesetzt bietet die E-Rechnung zahlreiche Vorteile:
- schnellere Verarbeitung
- weniger manuelle Buchung
- geringere Fehlerquote
- schnellere Zahlungseingänge
- bessere Vorbereitung auf künftige EU-Vorgaben (ViDA)
Ausblick: Was kommt nach 2026?
Die E-Rechnung ist nur ein Zwischenschritt. Auf EU-Ebene werden bereits weitere Maßnahmen vorbereitet:
- ViDA („VAT in the Digital Age“)
- transaktionsnahe Meldesysteme
- EU-weite Harmonisierung
- stärkere Automatisierung durch APIs
Unternehmen, die jetzt sauber umstellen, sind langfristig klar im Vorteil.
Fazit: Jetzt vorbereiten statt später reagieren
Ab dem 1. Januar 2026 ist die strukturierte E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend. Klassische PDF-Rechnungen gehören dann der Vergangenheit an.
Wer frühzeitig auf korrekte Formate, valide Inhalte und zuverlässige Prüfprozesse setzt, reduziert Risiken und stellt die Weichen für eine effiziente, digitale Rechnungsverarbeitung.
