E-Rechnungen

Beim Empfang von E-Rechnungen gibt es mehrere wichtige Punkte zu beachten: Rechtskonformität: In Deutschland müssen E-Rechnungen bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, damit sie steuerlich anerkannt werden. Dazu gehören die Einhaltung der Pflichtangaben wie Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, und Brutto- sowie Nettobeträge. Für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen gelten seit 2020 spezifische Vorschriften gemäß der E-Rechnungsverordnung (ERechV), insbesondere die Verpflichtung zur Nutzung eines XML-Formats wie XRechnung. Authentizität und Integrität: Laut § 14 UStG müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung sichergestellt sein. Das kann beispielsweise durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder den Austausch über ein sicheres EDI-Verfahren gewährleistet werden. Speicherungspflichten: E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen. Sie müssen mindestens acht Jahre lang in einem unveränderbaren Format archiviert werden. Dabei sollte der Zugriff auf die Rechnung sowie ihre Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Mehr dazu im Überblick 👉 E-Rechnungen archivieren. Dateiformate: E-Rechnungen werden häufig in den Formaten PDF, PDF/A (langzeitarchivierungsfähig), XML (z.B. ZUGFeRD oder XRechnung), oder auch via EDI versendet. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie in der Lage sind, die jeweiligen Formate zu verarbeiten. Sicherheit: Da E-Rechnungen elektronisch übertragen werden, sollte darauf geachtet werden, dass sensible Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Verschlüsselungstechniken und sichere Übertragungswege wie […]