Warum die Archivierung von E-Rechnungen wichtig ist
Mit der Einführung der E-Rechnung gelten für Unternehmen nicht nur neue Anforderungen an die Erstellung und Übermittlung, sondern auch an die Archivierung.
Elektronische Rechnungen müssen ordnungsgemäß, vollständig, unveränderbar und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden.
Eine fehlerhafte oder unzulässige Archivierung kann bei einer Betriebsprüfung zu Steuernachzahlungen, Bußgeldern oder dem Verlust des Vorsteuerabzugs führen.
Was bedeutet „E-Rechnung archivieren“ konkret?
Eine E-Rechnung zu archivieren bedeutet nicht, sie einfach irgendwo digital abzuspeichern. Digital speichern (z. B. auf dem PC, Server, NAS oder in der Cloud) ist keine revisionssichere Archivierung im Sinne der GoBD.
Revisionssichere Archivierung heißt:
- Die Rechnung wird im Originalformat aufbewahrt
- Inhalte dürfen nicht verändert werden
- Änderungen müssen technisch ausgeschlossen oder lückenlos protokolliert sein
- Die Rechnung muss jederzeit lesbar und auffindbar sein
- Die Archivierung muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen
Für E-Rechnungen betrifft das insbesondere XRechnung und ZUGFeRD.
Gesetzliche Grundlagen zur Archivierung von E-Rechnungen
Die wichtigsten rechtlichen Vorgaben in Deutschland sind:
- Abgabenordnung (AO) →
- GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) →
- Umsatzsteuergesetz (UStG) →
Daraus ergeben sich u. a. folgende Pflichten:
- Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre (man liest häufig „8 Jahre“ – das ist nicht falsch, gilt aber nicht für Rechnungen)
- Unveränderbarkeit: nachträgliche Änderungen unzulässig
- Vollständigkeit: XML und ggf. PDF müssen erhalten bleiben
- Maschinelle Auswertbarkeit bei Prüfungen
Hinweis zur gesetzlichen Pflicht ab 1. Januar 2026
Ab dem 1.1.2026 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen gesetzeskonform zu archivieren. Die Anforderungen an Unveränderbarkeit, Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit gelten dann verbindlich für alle betroffenen Rechnungen.
Typische Fehler bei der Archivierung von E-Rechnungen
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass sie E-Rechnungen korrekt archivieren – tun es aber nicht.
Häufige Fehler sind:
- Speicherung als normales PDF ohne XML
- Ablage auf einem Server oder PC ohne Schutz vor Änderungen
- Cloud-Speicher ohne revisionssichere Konfiguration (einmal gespeicherte E-Rechnungen dürfen nicht veränderbar sein)
- Umwandlung oder Bearbeitung der Rechnung nach Erhalt (ZUGFeRD-Rechnungen verlieren unbemerkt das eingebettete XML)
- Fehlende Struktur oder Suchbarkeit
- Ungültige E-Rechnungen werden archiviert
Gerade der letzte Punkt ist kritisch: Eine ungültige E-Rechnung bleibt auch im Archiv ungültig.
👉 Deshalb sollte eine Rechnung immer vor der Archivierung geprüft werden z.b. mit dem eRechnungs-Validator →.
Verfahrensdokumentation: Pflicht für alle Archivierungslösungen
Weder teure Software noch Cloud-Abos nehmen Unternehmen diese Pflicht ab. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass der Einsatz einer bekannten Software, eines Cloud-Dienstes oder eines kostenintensiven Abos automatisch GoBD-Konformität herstellt. Das ist nicht korrekt.
Die GoBD verlangen immer eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt:
- wie E-Rechnungen empfangen werden
- wie sie geprüft werden
- wie sie archiviert werden
- wer Zugriff hat
- wie Änderungen technisch ausgeschlossen oder protokolliert werden
- wie die Lesbarkeit über 10 Jahre sichergestellt wird
👉 Diese Dokumentation ist unternehmensbezogen und kann nicht vollständig an einen Anbieter ausgelagert werden.
Auch wenn ein Dienstleister technische Funktionen bereitstellt, bleibt die Verantwortung immer beim Unternehmen.
Welche Möglichkeiten gibt es, E-Rechnungen zu archivieren?
Es gibt verschiedene technische Ansätze – mit sehr unterschiedlichem Risiko.
Server- oder NAS-Archivierung
- nur zulässig mit zusätzlicher Schutz- und Protokollierungslösung
- hohe Anforderungen an Administration
- nicht automatisch revisionssicher
Cloud-Archivierung
- bequem, aber rechtlich komplex
- revisionssicher nur bei korrekter Konfiguration
- Abhängigkeit vom Anbieter (für die gesamte Dauer der Aufbewahrungspflicht von mind. 8 Jahren)
- Datenschutz & Zugriffsfragen
Offline-Archivierung
- physische Trennung vom System
- keine Manipulation über Software möglich
- besonders geeignet für kleine und mittlere Unternehmen
WORM-Medien (Write Once, Read Many)
- einmal beschreibbar
- nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen
- besonders geeignet für revisionssichere Archivierung
- auf sinnvolle, gut durchsuchbare Dateinamen achten
Warum WORM-Medien für E-Rechnungen sinnvoll sind
WORM-Speicher erfüllen einen zentralen Punkt der GoBD besonders gut: Unveränderbarkeit durch Technik, nicht durch Organisation.
- keine nachträgliche Manipulation möglich
- keine Softwareabhängigkeit
- keine laufenden Kosten (E-Rechnungen archivieren ohne Cloud & ohne Abo →)
- einfache Handhabung
- ideal für langfristige Aufbewahrung
- viel Eigenorganisation notwendig
Gerade für E-Rechnungen, die 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, sind WORM-Medien ein entscheidender Vorteil.
E-Rechnungen archivieren – aber bitte erst validieren
Ein oft übersehener Punkt: Die Archivierung macht eine Rechnung nicht automatisch korrekt.
Wenn einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung:
- Pflichtfelder fehlen
- Beträge nicht stimmen
- XML-Struktur ungültig ist
dann bleibt sie auch im Archiv ungültig.
Daher ist Best Practice:
- E-Rechnung empfangen
- Technisch validieren (E-Rechnungen kostenlos validieren →)
- Erst danach revisionssicher archivieren
Fazit: E-Rechnungen richtig archivieren
Wer E-Rechnungen archivieren will, muss mehr beachten als nur Speicherplatz.
Entscheidend sind:
- gesetzliche Anforderungen
- technische Unveränderbarkeit
- vollständige Aufbewahrung
- klare Prozesse
Eine revisionssichere Archivierung schützt nicht nur vor Problemen bei Prüfungen, sondern sorgt auch für Rechtssicherheit und Ruhe im Alltag.
