E-Rechnung ab 2026 und Kleinunternehmer: Welche Sonderregeln gelten wirklich?

Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2026 herrscht bei vielen Kleinunternehmern Unsicherheit. Häufige Fragen lauten:

• Bin ich als Kleinunternehmer überhaupt betroffen?
• Darf ich weiter PDF-Rechnungen schreiben?
• Muss ich XRechnung oder ZUGFeRD nutzen?
• Gilt die Pflicht nur für große Unternehmen?

Die kurze Antwort lautet:
Ja, Kleinunternehmer sind betroffen – allerdings mit Einschränkungen.

Dieser Artikel erklärt, was Kleinunternehmer dürfen, was sie müssen und wo typische Fehlannahmen liegen.

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Wer gilt als Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG sind Unternehmer,

• deren Umsatz im Vorjahr 22.000 € nicht überschritten hat und
• deren Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 € nicht übersteigt.

Wichtig:
Der Kleinunternehmerstatus betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer, nicht die grundsätzliche Unternehmereigenschaft.

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Grundsatz: E-Rechnungspflicht gilt auch für Kleinunternehmer

Ab dem 1. Januar 2026 gilt im deutschen B2B-Bereich:

Rechnungen müssen strukturiert elektronisch ausgestellt werden.

Das betrifft alle Unternehmer, unabhängig davon,

• ob sie umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht
• wie hoch ihr Umsatz ist
• ob sie Einzelunternehmer, Freiberufler oder Verein sind

👉 Auch Kleinunternehmer stellen Rechnungen im B2B-Bereich aus – und diese unterliegen ab 2026 der E-Rechnungspflicht.

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Die Sonderregelung für Kleinunternehmer

Die zentrale Erleichterung für Kleinunternehmer ist:

Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer ausweisen.

Das bleibt auch bei der E-Rechnung unverändert.

Konkret bedeutet das:

• keine USt-Beträge
• kein Steuersatz
• stattdessen ein Hinweis wie
  „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Aber:
Diese inhaltliche Vereinfachung ändert nichts am erforderlichen Rechnungsformat.

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Was Kleinunternehmer ab 2026 nicht mehr dürfen

Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass Kleinunternehmer „von der E-Rechnungspflicht ausgenommen“ seien. Das ist falsch.

Nicht mehr zulässig sind auch für Kleinunternehmer:

• einfache PDF-Rechnungen
• Word- oder Excel-Rechnungen
• gescannte Papierrechnungen
• HTML- oder Bilddateien
• PDFs ohne eingebettetes XML

👉 Ein PDF bleibt auch für Kleinunternehmer keine gültige Rechnung mehr, wenn es kein strukturiertes XML enthält.

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Zulässige Formate für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer dürfen – wie alle anderen – nur noch EN-16931-konforme E-Rechnungen verwenden, z. B.:

ZUGFeRD / Factur-X

• PDF zur Anzeige
• eingebettetes XML
• besonders praxisnah für kleinere Unternehmen

XRechnung

• reines XML
• technisch korrekt, aber ohne visuelle Darstellung

Wichtig:
Das XML enthält zwar keine Umsatzsteuer, muss aber formal vollständig und korrekt strukturiert sein.

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Empfangspflicht gilt ebenfalls

Bereits seit 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer:

• E-Rechnungen empfangen können
• strukturierte Rechnungen verarbeiten oder archivieren

Spätestens ab 2026 ist ein vollständiger Verzicht auf E-Rechnungsfähigkeit nicht mehr zulässig.

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Typische Fehler bei Kleinunternehmer-E-Rechnungen

In der Praxis treten häufig folgende Probleme auf:

• falsche oder fehlende Steuerkennzeichen im XML
• Kleinunternehmer-Hinweis nur im PDF, nicht im XML
• ungültige EN-16931-Struktur
• falsche Betragslogik trotz fehlender Steuer
• Nutzung alter PDF-Vorlagen

Diese Fehler führen dazu, dass Rechnungen:

• automatisch abgelehnt werden
• nicht verbucht werden können
• zu Rückfragen oder Zahlungsverzögerungen führen

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Warum Validierung auch für Kleinunternehmer wichtig ist

Gerade Kleinunternehmer verlassen sich oft auf einfache Tools. Ab 2026 reicht das nicht mehr.

Ein E-Rechnungs-Validator hilft:

• formale Fehler im XML zu erkennen
• Kleinunternehmer-Sonderlogik korrekt abzubilden
• Rückläufer zu vermeiden
• rechtssicher abzurechnen

👉 Keine Umsatzsteuer zu berechnen heißt nicht, keine Regeln einhalten zu müssen.

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Freiwilliger Verzicht ändert nichts an der E-Rechnungspflicht

Unternehmer können freiwillig auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) verzichten und Umsatzsteuer ausweisen. Diese Entscheidung betrifft jedoch ausschließlich die steuerliche Behandlung.

Für die E-Rechnungspflicht ist sie ohne Bedeutung:
Unabhängig davon, ob Umsatzsteuer ausgewiesen wird oder nicht, müssen Rechnungen im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2026 in einem strukturierten, EN-16931-konformen E-Rechnungsformat ausgestellt werden.

Fazit: Sonderregeln ja – Ausnahme nein

Für Kleinunternehmer gilt ab 2026:

• ✔ keine Umsatzsteuer
• ✔ vereinfachte steuerliche Inhalte
• ❌ kein Sonderstatus beim Rechnungsformat
• ❌ keine Befreiung von der E-Rechnungspflicht

Die E-Rechnung ist kein Steuer-, sondern ein Format-Thema.
Und dieses Format gilt für alle Unternehmer im B2B-Bereich gleichermaßen.

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