Vergleich zwischen einer Archivlösung und einem WORM-USB-Stick für das revisionssichere Speichern von E-Rechnungen

Es wurden folgende Annahmen für den Vergleich getroffen:

• die mittlere Größe einer Rechnung beträgt 1MB
• pro Jahr werden 100 Eingangsrechnungen erwartet
• der USB-Stick hat eine Größe von 16GB

1. 10-jährige Aufbewahrungsfrist (bei 1.000 Rechnungen)

Archivlösung:

• Bei einem jährlichen Rechnungsaufkommen von 100 Rechnungen (1 MB pro Rechnung) werden in 10 Jahren etwa 1 GB Speicherplatz benötigt.
• Pro:
  • Selbst kleine Datenmengen lassen sich problemlos revisionssicher archivieren.
  • Automatische Verwaltung und Zugriff auf ältere Rechnungen.
• Contra:
  • Relativ hohe laufende Kosten im Vergleich zur Speichergröße.

USB-WORM-Stick:

• Der 16 GB Stick bietet ausreichend Speicherplatz für 1.000 Rechnungen (bei 1 GB Gesamtdatenmenge).
• Pro:
  • Ausreichend Kapazität ohne zusätzliche Kosten.
  • Nach 10 Jahren immer noch Speicherplatz für mehr Rechnungen.
• Contra:
  • Risiko von Datenverlust bei physischer Beschädigung oder Verlust des Sticks.

2. Kosten (für 1 GB Speicher in 10 Jahren)

Archivlösung:

• Typische jährliche Kosten:
  • Ca. 50-100 € für 1 GB Speicherplatz.
  • Für 10 Jahre: 500-1.000 € insgesamt.
• Pro: Sie zahlen nur für die tatsächliche Nutzung, unabhängig vom Umfang der Datenmenge.
• Contra: Relativ teuer bei kleinen Datenmengen (1 GB).

USB-WORM-Stick:

• Einmalige Kosten:
  • 100-200 € für einen Stick (16 GB).
• Pro: Einmalige Zahlung, unabhängig von der Datenmenge.
• Contra: Zusätzliche Kosten entstehen nur bei Ersatzbeschaffung (z. B. bei Defekt).

3. Speicherbedarf und Skalierbarkeit

Archivlösung:

• Pro:
  • Einfach skalierbar bei steigendem Rechnungsaufkommen über 10 Jahre hinaus.
  • Flexibel, wenn Sie zusätzliche Rechnungen oder andere Daten speichern möchten.
• Contra:
  • Laufende Kosten steigen mit wachsender Datenmenge.

USB-WORM-Stick:

• Pro:
  • 16 GB reichen für 16.000 Rechnungen (bei 1 MB/Rechnung), also genug für 160 Jahre bei Ihrem Aufkommen.
• Contra:
  • Kein dynamisches Upgrade möglich; bei größerem Datenaufkommen benötigen Sie einen weiteren Stick (bei der geplanten Datenmenge unwahrscheinlich).

4. Handhabung

Archivlösung:

• Pro:
  • Alle Rechnungen jederzeit online verfügbar, auch ältere Dokumente sind leicht auffindbar.
  • Automatisierte Löschung nach Ablauf der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist.
• Contra:
  • Abhängig von einer funktionierenden Internetverbindung und Anbieterstabilität.

USB-WORM-Stick:

• Pro:
  • Lokal und unabhängig zugänglich.
  • Kein Internetzugang erforderlich.
• Contra:
  • Manuelles Sortieren, Zugreifen und Löschen von Rechnungen.

5. Abhängigkeit von einem Service-Anbieter

Archivlösung:

• Pro:
  • Service-Anbieter kümmern sich um Wartung, Updates und Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
  • Professionelle Infrastruktur gewährleistet in der Regel hohe Verfügbarkeit.
• Contra:
  • Langfristige Abhängigkeit: Bei Wechsel des Anbieters können Migration und Zugriff auf Daten komplex sein.
  • Risiko, dass der Anbieter seinen Betrieb einstellt oder nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

USB-WORM-Stick:

• Pro:
  • Unabhängig von Drittanbietern.
  • Daten bleiben vollständig unter eigener Kontrolle.
• Contra:
  • Selbstverantwortung für Wartung, physische Sicherheit und Lesbarkeit der Daten über 10 Jahre hinweg.

6. Möglichkeit von Hacks und Sicherheitsrisiken

Archivlösung:

• Pro:
  • Professionelle Anbieter implementieren in der Regel moderne Sicherheitsmaßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Firewalls).
• Contra:
  • Risiko von Cyberangriffen und Datenlecks bei Anbietern, insbesondere bei Cloud-basierten Lösungen.
  • Angriffe auf zentrale Infrastrukturen können potenziell viele Kunden gleichzeitig betreffen.

USB-WORM-Stick:

• Pro:
  • Keine externe Angriffsfläche, da die Daten lokal und ohne Verbindung zum Internet gespeichert sind.
• Contra:
  • Verlust oder physischer Diebstahl des Sticks könnten Sicherheitsrisiken darstellen.

7. Datenschutzaspekte

Archivlösung:

• Pro:
  • Anbieter garantieren in der Regel DSGVO-konforme Speicherung und Verarbeitung.
  • Daten werden durch Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen geschützt.
• Contra:
  • Daten befinden sich auf Servern des Anbieters; potenzielle Unsicherheiten, wo genau die Daten gespeichert werden (z. B. Cloud-Rechenzentren außerhalb der EU).
  • Zusätzliche Risiken durch potenzielle Missachtung von Datenschutzrichtlinien durch Anbieter.

USB-WORM-Stick:

• Pro:
  • Volle Kontrolle über die Daten, kein Risiko durch externe Verarbeitung oder Speicherung.
  • DSGVO-Compliance durch eigene Organisation leicht umsetzbar.
• Contra:
  • Datenschutz und Zugriffskontrollen müssen selbstständig sichergestellt werden (z. B. bei Verlust).

Vergleichstabelle (bei 1.000 Rechnungen in 10 Jahren)

Empfehlung bei 1.000 Rechnungen (100/Jahr):

• Archivlösung:
  • Sinnvoll, wenn langfristiger Zugriff, automatische Verwaltung und Skalierbarkeit benötigt werden. Ideal bei steigender Datenmenge oder Anforderungen an Online-Zugriff.
  • Empfohlen für Unternehmen mit einem Fokus auf Effizienz und gesetzlicher Sicherheit ohne manuelle Prozesse.
• USB-WORM-Stick:
  • Geeignet für kleinere Datenmengen und eine kostengünstige, eigenständige Lösung. Ideal, wenn Sie keine dynamische Erweiterung benötigen und die Daten sicher physisch verwalten können.
  • Empfohlen für Einzelunternehmer oder kleine Unternehmen mit begrenztem Rechnungsaufkommen.