E-Rechnungen heute: Warum „Das glaube ich nicht“ keine Compliance-Strategie ist
Ein „Das glaube ich nicht“ in einer Diskussion darüber, dass E-Rechnungen heute nicht mehr ausgedruckt und einfach an den Steuerberater weitergegeben werden sollten, ist nachvollziehbar – aber dennoch falsch.
Über Jahrzehnte war es üblich, Rechnungen auszudrucken, abzuheften und gesammelt an den Steuerberater zu übergeben. Papier galt als Beweis. Der Jahresabschluss als Bestätigung. Der Stempel als sichtbares Zeichen, dass alles geprüft sei. Mit strukturierten E-Rechnungen haben sich diese Maßstäbe jedoch verschoben. Entscheidend ist heute nicht mehr der Ausdruck, sondern die strukturierte Datei.
Kein Grund zur Panik
Einzelne fehlerhaft verarbeitete E-Rechnungen sind in der Praxis selten existenzbedrohend. In einer Betriebsprüfung handelt es sich dabei regelmäßig nur um einen formellen Mangel der Aufzeichnung mit entsprechender Beanstandung im Prüfungsbericht – nicht automatisch um eine Sanktion.
Solange die Buchführung insgesamt nachvollziehbar bleibt, keine systematischen Verstöße vorliegen und die Belege grundsätzlich vorgelegt werden können, führt ein solcher formeller Mangel in der Regel nicht zu einer Hinzuschätzung oder Schätzung der Besteuerungsgrundlagen. Entscheidend ist, ob es sich um einen Einzelfall oder um ein strukturelles Problem handelt.
Was sich bei E-Rechnungen tatsächlich geändert hat
Bei klassischen Papierrechnungen war der Ausdruck das Original. Was man in der Hand hielt, war der maßgebliche Beleg. Bei strukturierten E-Rechnungen – etwa im Format ZUGFeRD oder XRechnung – ist das anders. Maßgeblich ist die strukturierte Datendatei. Auch das PDF bei ZUGFeRD-Rechnungen dient nur der Visualisierung, nicht der rechtlichen und technischen Substanz.
Ein Ausdruck einer ZUGFeRD-Rechnung enthält diese strukturierte Information nicht. Er zeigt lediglich die sichtbare Darstellung, nicht die maschinell auswertbaren Inhalte. Damit geht beim Ausdrucken genau der Teil verloren, der die E-Rechnung ausmacht.
Die Rolle des Steuerberaters
Ein Fehler ist kein Weltuntergang. Entscheidend ist, ob man weiß, welche Regeln gelten – und ob man sie grundsätzlich einhält. Ein Steuerberater prüft das, was ihm vorliegt. Liegt ihm ein Ausdruck vor, prüft er einen Ausdruck. Liegen ihm strukturierte Daten vor, kann er strukturierte Daten berücksichtigen.
Wenn ein Steuerberater nicht weiß, dass ein Ausdruck ursprünglich aus einer strukturierten ZUGFeRD-Rechnung stammt, kann er dazu auch keinen Hinweis geben. Auf dem Papier ist nicht erkennbar, ob:
- eine XML-Datei eingebettet war,
- diese vollständig war,
- sie einem bestimmten Profil entsprach,
- oder ob sie formal valide war.
Und genau hier entsteht das Missverständnis. Wenn der Steuerberater nichts beanstandet, bedeutet das nicht automatisch, dass alles in Ordnung ist. Es bedeutet lediglich, dass auf Basis der übergebenen Unterlagen kein Anlass zur Beanstandung bestand. Der Steuerberater kann nur das prüfen, was ihm transparent gemacht wird. Wer entscheidende Informationen nicht übergibt, kann nicht erwarten, dass sie geprüft werden. Die Verantwortung für die sachgerechte und vollständige Übergabe liegt beim Unternehmer.
Gewohnheit ersetzt keine Regel
Das Risiko liegt nicht in der einzelnen fehlerhaften Rechnung, sondern im gewohnten Sicherheitsgefühl. Viele gehen davon aus, dass ein Ausdruck immer „richtig“ ist – unabhängig davon, ob die Rechnung ursprünglich auf Papier, als PDF oder als E-Rechnung erstellt wurde. Man hat es schließlich jahrelang so gemacht. Und wenn der Steuerberater nichts beanstandet hat, wird es schon passen.
Auch wenn es sich ungewohnt anfühlt oder man es nicht glauben will: Eine E-Rechnung auszudrucken ist fachlich falsch, weil der Ausdruck die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllt. Kurz gesagt: Durch das Ausdrucken zerstört man genau das Merkmal, das die E-Rechnung zur E-Rechnung macht.
Das erinnert an die Anfangszeit der Email. Viele Menschen druckten Emails aus, weil sie gewohnt waren, Post auf Papier zu lesen. Sinnvoll war das nie – es war reine Gewohnheit.
Wer sich dauerhaft darauf verlässt, dass Ausdrucken und Weiterreichen ausreichen, verlässt sich auf eine Annahme, die heute nicht mehr gilt.
Wenn man schon etwas glauben möchte, dann bitte dies:
Regeln gelten – unabhängig davon, ob man sie persönlich für plausibel hält.
