020 – Versteckte Basis-Bookmarks

Für das korrekte Ausfüllen aller notwendigen XML-Felder einer ZUGFeRD-E-Rechnung werden auch Felder benötigt, die normalerweise auf einer Rechnung nicht sichtbar sind. Daher sind solche Felder in der Word-Datei „winball.de-muster-*.docx“ auch nicht sichtbar. Aber diese Felder sind, wie alle anderen notwendigen XML-Felder auch, auf der Seite vorhanden. Diese Basis-Bookmarks sind ganz oben auf der Seite vorhanden. Die [Klammern] der Bookmarks sind auf dem Bildschirm sichtbar, werden aber nicht gedruckt oder in einem PDf sichtbar. Die Textfarbe dieser Bookmarks ist Weiß. Zum Bearbeiten/Verändern dieser Basis-Bookmarks können sie durch Ändern der Schriftfarbe zu Schwarz sichtbar gemacht werden. Nach dem Ändern der Bookmark-Inhalte bitte nicht vergessen, die Textfarbe wieder auf Weiß zu ändern.

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010 – Umgang mit Word-Bookmarks

In der Word-Musterdatei sind zahlreiche sogenannte Bookmarks enthalten, die dafür verwendet werden, die notwendigen Elemente der zu erzeugenden XML-Datei zu befüllen. Die Bearbeitung dieser Bookmarks in Word ist leider für ungeübte nicht leicht, da man sehr leicht bei der Bearbeitung die [Klammern] der Bookmarks ungewollt überschreibt. Dabei wird das Bookmark gelöscht und die spätere XML-Datei ist nicht mehr gültig. Tipp: Wenn versehentlich eine [Klammer] eines Bookmarks überschrieben wurde oder sie aus welchem Grund auch immer verschwunden ist, raten wir, den letzten Arbeitsschritt per CTRL-Z rückgängig zu machen. Hilfreich ist auch häufiges Speichern, da man dann, falls ein Bookmark ungewollt verschwunden ist, wieder zu einer gespeicherten Version zurückkehren kann.

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Infografik zur Anpassung der Word-Musterdatei für den E-Rechnungs-Generator bei ZUGFeRD-Rechnungen. Zeigt Symbole und Schritte für das Öffnen der Datei, Bearbeiten der Vorlage und Speichern der Änderungen, mit modernen und klaren Designelementen.

Anleitung für das Anpassen der Word-Musterdatei des E-Rechnungs-Generator für das Erstellen von ZUGFeRD-Rechnungen mit Word

Unsere wordbasierte Lösung für das Erzeugen von ZUGFeRD-Rechnungen ist laut Aussage unserer Tester für einige Anwender sehr schwer zu bedienen. Einige haben sie eine „Nerd-Lösung“ genannt. Aber es ist eine Lösung, die auf Word basiert und hier kostenlos zur Verfügung steht. Wir hoffen, damit, trotz der schwierigen Benutzung, einen wertvollen und sinnvollen Dienst anbieten zu können. Wir gehen in dieser Anleitung auf alle Aspekte der Bedienung ein, die bei der Erstellung der ZUGFeRD-Rechnungen hilfreich sind. Wichtiger Hinweis: Der ZUGFeRD-Generator funktioniert nicht mit beliebigen Word-Dateien. Nur angepasste Versionen der Vorlage Rechnungs-Muster 6f können zu ZUGFeRD-Rechnungen umgewandelt werden.

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Die Grafik zeigt eine moderne Infografik im minimalistischen Design, die häufige Fragen (FAQ) zum USB-WORM-Stick beantwortet. Die Grafik enthält klare, strukturierte Bereiche mit Symbolen wie einem Sicherheitsschild, einer Checkliste und einem USB-Stick, die Themen wie gesetzliche Compliance, Audit-Logs, Zugriffsbeschränkungen, Unabhängigkeit und Schutz vor Hacks visualisieren. Farblich werden Fragen und Antworten in Blau und Grün hervorgehoben, während subtile technologische Elemente wie Datenströme im Hintergrund das Thema Datensicherheit unterstreichen.

FAQ zum revisionssicheren Speichern von E-Rechnungen auf WORM-USB-Sticks

Erfüllt ein WORM-Speichermedium die Anforderung an revisionssicheres Speichern von E-Rechnungen? Ein WORM-Speichermedium (Write Once, Read Many) erfüllt die Anforderungen an revisionssicheres Speichern, auch für Eingangsrechnungen, da es die gesetzlichen Anforderungen der GoBD und anderer relevanter Vorschriften unterstützt. Hier sind die wichtigsten Punkte: Warum WORM-Speicher revisionssicher ist Einsatz von WORM-Speicher in der Praxis Beispiele für gesetzliche Anforderungen, die erfüllt werden Vorteile von WORM gegenüber anderen Speichermedien Zusätzliche Anforderungen Auch bei WORM-Speichern ist ein ordentliches Archivierungssystem notwendig, um revisionssichere Prozesse zu gewährleisten, wie: Insgesamt ist ein WORM-Speichermedium eine geeignete Lösung, jedoch nur in Kombination mit einer korrekten Protokollierung, um die gesetzlichen Anforderungen umfassend zu erfüllen. Für Unternehmen, die eine einfache und revisionssichere Lösung suchen, bietet winball.de eine passende Archivierungsmöglichkeit an. Wie kann man die Einhaltung organisatorischer Anforderungen, wie die Dokumentation von Archivierungsrichtlinien für Eingangsrechnungen ohne Archivsoftware gewährleisten? Die Einhaltung organisatorischer Anforderungen, wie die Dokumentation von Archivierungsrichtlinien, kann auch ohne spezialisierte Archivsoftware gewährleistet werden, indem man manuelle und strukturelle Maßnahmen implementiert. Hier sind die wesentlichen Schritte: 1. Erstellung einer Archivierungsrichtlinie 2. Manuelle Versionierung und Sicherung 3. Zugriffsmanagement 4. Sicherstellung der Revisionssicherheit 5. Prüfung und Kontrolle 6. Externe Beratung und Schulung 7. Physische Organisation 8. Regelmäßige Updates der Prozesse Fazit Auch ohne Archivsoftware kann

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Die Grafik zeigt moderne Infografik, die den Vergleich zwischen einer Archivlösung und einem USB-WORM-Stick für revisionssichere Datenspeicherung darstellt. Die Grafik hebt zentrale Aspekte wie Kosten, Speicherkapazität, Skalierbarkeit, Datensicherheit, Abhängigkeit von Drittanbietern und Datenschutz hervor. Farblich differenziert werden die Vorteile der Archivlösung in Blau und des USB-WORM-Sticks in Grün dargestellt. Symbole wie ein Cloud-Speicher und ein USB-Stick verdeutlichen die jeweiligen Optionen. Die Illustration zeigt auf einen Blick die wichtigsten Unterschiede und Einsatzmöglichkeiten.

Vergleich zwischen einer Archivlösung und einem WORM-USB-Stick (ohne Abo) für das revisionssichere Speichern von E-Rechnungen

Hinweis: winball.de bietet selbst einen USB-WORM-Stick an. Die Bewertung basiert auf praktischen Einsatzszenarien. Es wurden folgende Annahmen für den Vergleich getroffen: 2. Kosten (für 1 GB Speicher in 10 Jahren) Archivlösung: USB-WORM-Stick: 3. Speicherbedarf und Skalierbarkeit Archivlösung: USB-WORM-Stick: 4. Handhabung Archivlösung: USB-WORM-Stick: 5. Abhängigkeit von einem Service-Anbieter Archivlösung: USB-WORM-Stick: 6. Möglichkeit von Hacks und Sicherheitsrisiken Archivlösung: USB-WORM-Stick: 7. Datenschutzaspekte Archivlösung: USB-WORM-Stick: Vergleichstabelle (bei 1.000 Rechnungen in 10 Jahren) Kriterium Archivlösung USB-WORM-Stick Speicherkapazität Flexibel skalierbar, keine physische Begrenzung Ausreichend (1 GB benötigt, 16 GB verfügbar) Kosten 500-1.000 € (50-100 €/Jahr) 100-200 € einmalig Skalierbarkeit Hoch skalierbar, zusätzliche Kosten möglich Keine Erweiterung, neuer Stick erforderlich Langfristige Sicherheit Hohe Redundanz und Verfügbarkeit Risiko von physischem Verlust oder Defekt Rechtliche Sicherheit Automatische Protokollierung, revisionssicher Eigenverantwortung für Einhaltung der Vorgaben Zugriff und Verwaltung Jederzeit online zugänglich, mit Suchfunktion Manuell, erfordert direkten Zugriff auf den Stick Datenschutz Anbieterabhängig, DSGVO-konform bei seriösen Anbietern Volle Datenkontrolle, DSGVO leicht umsetzbar Abhängigkeit 10 Jahre Bindung an einen Anbieter Unabhängig von Dritten, kein Abo notwendig Ideal bei Größerem Datenaufkommen oder langfristiger Nutzung Kleineren Datenmengen und einmaliger Investition Empfehlung bei 1.000 Rechnungen (100/Jahr):

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