Dieser Artikel richtet sich bewusst an Selbstständige und kleine Unternehmen ohne Archivsoftware. Wer ein DMS, ein Archivsystem oder ERP nutzt, braucht andere Regeln.
Viele Selbstständige und kleine Unternehmen stehen aktuell vor einer neuen Realität: E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert und aufbewahrt werden – oft ohne Archivsoftware, z.B. schlicht auf einem WORM-Stick.
Mit der Einführung der E-Rechnung ändert sich das. Ab dem 1. Januar 2026 müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich revisionssicher archiviert werden. Technisch ist das auch ohne Archivsoftware möglich, etwa auf einem WORM-Datenträger.
Doch in der Praxis zeigt sich schnell: Das XML hilft bei der Suche weniger als gedacht – und der Dateiname wird wichtiger denn je.
Was naheliegend klingt, entpuppt sich in der Praxis als überraschend tückisch. Der große Irrtum: „Das XML macht alles durchsuchbar“. E-Rechnungen enthalten strukturierte XML-Daten. Das klingt zunächst ideal:
- maschinenlesbar
- eindeutig
- standardisiert
Viele gehen deshalb davon aus: „Dann finde ich Rechnungen später ganz einfach über die Windows-Suche.“ Genau das stimmt so nicht.,
ZUGFeRD-E-Rechnungen: XML ist vorhanden – aber für die Suche nutzlos
Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist das XML im PDF eingebettet. In der Praxis bedeutet das: Die Windows-Suche durchsucht das XML nicht, da der Windows-Explorer keinen Zugriff auf das eingebettete XML hat. Bei der Frage, wie man ZUGFeRD-Rechnungen archivieren kann, ist dieser Aspekt besonders wichtig.
Treffer entstehen ausschließlich durch:
- sichtbaren Text im PDF
- den Dateinamen
Das strukturierte XML hilft zwar Buchhaltungs- und ERP-Systemen – für die manuelle Suche ohne Software bringt es jedoch kaum Vorteile.
Fazit: ZUGFeRD ist technisch hochwertig, aber für die Archivsuche ohne Software kein Gamechanger.,
XRechnung: Nur XML – theoretisch durchsuchbar, in der Praxis sperrig
Die XRechnung besteht ausschließlich aus XML. Wer XRechnungen archivieren möchte, steht ohne zusätzliche Software vor einer rein technischen Datenstruktur.
Technisch gesehen:
- Windows kann XML-Dateien durchsuchen
Praktisch sieht das so aus:
- Datumswerte liegen z. B. als 20250104 vor
- Beträge, Namen und Referenzen sind verschachtelt
- Keine menschenlesbare Darstellung
- Keine visuelle Orientierung
Eine Suche nach, „Rechnung vom 4. Januar 2025 für PG Consulting“, funktioniert so nicht intuitiv.
Fazit für XRechnung: XRechnung ist formal korrekt, aber für Laien ohne Zusatzsoftware schwer handhabbar.
Die überraschende Konsequenz für XRechnung- und ZUGFeRD-Archivierung: Der Dateiname ist der wichtigste Index
Wenn keine Archivsoftware im Einsatz ist, gilt: Der Dateiname ist das zentrale Suchkriterium. Das war früher schon sinnvoll – bei E-Rechnungen ist es entscheidend. Ein teilweise verbreitetes Muster für Dateinamen ist: 2025-01-04-pg-consulting.pdf, da sich die Dateien chronologisch im Windows-Explorer sortieren. Bei der GoBD-konformen Archivierung von E-Rechnungen ohne Software wird der Dateiname faktisch zum Suchindex.
Niemand sucht nach Beträgen – gesucht wird nach Datum, Rechnungs-Nummer oder Kunde
Wer ohne Software arbeitet, ist oft schon mit einfachen Dingen konfrontiert:
- das ISO-Datumsformat (
YYYY-MM-DD) ist ungewohnt - XML-Strukturen sind unverständlich
- zu viele Regeln überfordern mehr, als sie helfen
Deshalb gilt hier ein einfacher Grundsatz:
Eine Lösung ist nur dann gut, wenn sie auch von absoluten Einsteigern konsequent genutzt wird.
In der Praxis suchen Menschen fast nie nach:
- Rechnungsbeträgen
- Rechnungsarten
- steuerlichen Details
Gesucht wird stattdessen nach:
- dem Rechnungsdatum
- der Rechnungsnummer
- oder dem Kundennamen
Schon Datum + Kunde führen in der Regel zu einer so kleinen Treffermenge, dass die gesuchte Rechnung in Sekunden gefunden ist – ganz ohne Software. Alles darüber hinaus ist optional und darf die Einfachheit nicht zerstören.
Eine empfohlene minimalistische Struktur für E-Rechnungs-Dateinamen:
- YYYY-MM-DD_Rechnung_<Rechnungs-Nummer>_<Kundenname>.<pdf|xml>
- ZUGFeRD-Beispiel: 2025-01-04_Rechnung_#2025007#001_PG_Consulting.pdf
- XRechnung-Beispiel: 2025-01-04_Rechnung_#2025007#001_PG_Consulting.xml
Vermeiden Sie Leerschritte und Sonderzeichen bei den Kundennamen.
Warum das Datum im nervigen Format YYYY-MM-DD trotzdem sinnvoll ist
Viele Menschen sträuben sich zunächst gegen das Datumsformat YYYY-MM-DD. Das ist verständlich, denn im Alltag schreiben wir Daten anders:
- 04.01.2025
- 1.4.25
- Januar 2025
All diese Varianten sind für Menschen gut lesbar – für Computer und Sortierungen jedoch problematisch. Aber folgendes Beispiel zeigt, warum Dateinamen mit solchen Datumsformaten nicht hilfreich sind, denn die Sortierung im Dateisystem ist alphabetisch buchstabenweise von links nach und daher chronologisch komplett durcheinander.
02.02.2025-PG-Consulting.pdf
04.01.2025-PG-Consulting.pdf
15.12.2024-PG-Consulting.pdf
Eine Speicherung im Format YYYY-MM-DD jedoch wird im Dateisystem wie erwartet chronologisch sortiert
2024-12-15-PG-Consulting.pdf
2025-01-04-PG-Consulting.pdf
2025-02-02-PG-Consulting.pdf
YYYY-MM-DD ist übrigens das standardisierte ISO-8601-Datumsformat für Kalenderdaten.
Praxisbeispiel: Eine echte Rechnung sinnvoll benennen und wiederfinden
- Rechnungsnummer: 251227-WB-000024
- Rechnungsdatum: 27. Dezember 2025
- Absender: PG Consulting Unternehmens- und DV-Organisations-Beratung GmbH
- Empfänger: Hummel Beratungs- und Organisations GmbH
- Dateiname: Rechnung.pdf
Unser Vorschlag für einen Archivnamen zum Abspeichern der ZUGFeRD-Datei wäre:
2025-12-27_Rechnung_251227-WB-000024_PG_Consulting.pdf
Warum dieser Dateiname so aufgebaut ist
- 2025-12-27 → Rechnungsdatum im ISO-Format (chronologisch sortierbar)
- Rechnung → Dokumentart
- 251227-WB-000024 → eindeutige Rechnungsnummer
- PG_Consulting → verkürzter Name des Rechnungsstellers
Der Firmenname wurde bewusst verkürzt, um den Dateinamen übersichtlich zu halten.
Wichtig: Unterstrich (_) statt Bindestrich (-)
Bei Wörtern und Namen verwenden wir Unterstriche (_) statt Bindestriche (-).
Warum?
- Der Bindestrich (
-) hat in der Windows-Suche eine besondere Bedeutung - Auf externen Datenträgern (USB- / WORM-Sticks) kann das die Suche erschweren
- Der Unterstrich (
_) wird immer als normales Zeichen behandelt
Merksatz:
Bindestriche für Datum und Nummern – Unterstriche für Wörter.
So findet man die Rechnung später im Explorer wieder:
Am Anfang ungewohnt ist eventuell die Suche, denn um diese Rechnung später wiederzufinden würde man im Explorer suchen nach:
- 2025-12-27 Suche nach dem Rechnungsdatum → findet alle Rechnungen dieses Tages
- PG_Consulting Suche nach dem Rechnungssteller → findet alle Rechnungen dieses Rechnungsstellers
- 2025-12-27*PG_Consulting Suche nach der Rechnung des Rechnungsstellers an einem bestimmten Datum → findet genau diese Rechnung (Rechnungssteller + Datum)
Die Suche funktioniert ganz ohne Software – nur mit der Windows-Suche.
WORM-Speicher verschärfen die Anforderungen
Für die Archivierung ohne Software kommen häufig WORM-Speicher zum Einsatz, etwa schreibgeschützte Datenträger. Ein Beispiel dafür ist ein USB-WORM-Stick (z.B. der winball.de USB-WORM-Stick →), der einmal beschriebene Daten unveränderbar speichert und sich besonders für kleine Unternehmen eignet.
Bei WORM-Medien gilt:
- kein Umbenennen
- kein Korrigieren
- keine Nachsortierung
Der Dateiname muss beim Erstellen korrekt sein. Eine saubere Benennung ist keine Kosmetik – sie ist Teil der ordnungsgemäßen Archivierung. Besonders bei der Archivierung von E-Rechnungen auf WORM-Speichern müssen Struktur und Benennung von Anfang an stimmen.
Bewährte Praxis: Ein Ordner pro Jahr, Unterordner nach Monat
Eine leicht verständliche und dauerhaft praktikable Struktur ist:
2026
├── 01-Eingang
├── 01-Ausgang
├── 02-Eingang
├── 02-Ausgang
├── …
├── 12-Eingang
└── 12-Ausgang
Warum das funktioniert:
- das Jahr trennt die Aufbewahrungszeiträume sauber
- der Monat begrenzt die Anzahl der Dateien
- Eingang / Ausgang ist sofort verständlich
- keine tiefen Ebenen
- kein Nachdenken beim Ablegen
Hier können Sie die oben gezeigte Ordnerstruktur als Zipdatei für 2026 herunterladen →. Die entpackte Struktur können Sie leer und ohne Inhalte auf einem WORM-Medium ablegen und ihre E-Rechnungen dann später dort hinein unveränderbar abspeichern.
Fazit
E-Rechnungen sind technisch moderner – aber ohne Software schwerer zu durchsuchen als klassische PDFs. Wer sauber archivieren will, braucht keine teure Lösung, sondern:
- klare Regeln
- disziplinierte Dateinamen
- ein realistisches Verständnis der Suchfunktionen
Struktur schlägt Technik – besonders ohne Software.
